Case Study

Uitzenbedrijven


CheckHub ondersteunt middelgroot uitzendbedrijf.

Een stapel papieren documenten wordt nog manueel verwerkt

Bij de inschrijving van een nieuwe uitzendkracht in een agentschap van een uitzendkantoor of bij plaatsing van een kandidaat bij een corporate klant, worden aan de uitzendkracht heel veel verschillende documenten gevraagd. Daarnaast ontvangt de uitzendkracht ook verschillende documenten die moeten doorgelezen, ingevuld, aanvaard en/of ondertekend worden.

Deze aan te leveren documenten alsook de ondertekende documenten komen dan meestal gefragmenteerd en via verschillende kanalen terug binnen in het uitzendkantoor. Sommige worden binnengebracht of per post verstuurd. Andere worden via email of andere digitale kanalen aangeleverd.

De papieren documenten moeten dan geopend, gescand en verwerkt worden. De elektronisch gestuurde documenten moeten vaak nog in een makkelijk te hanteren format (documenttype) worden gezet.

De informatie uit de talrijke documenten wordt vaak overgetypt, waarbij de documenten dan nog bewaard dienen te worden, liefst met een makkelijk terug te vinden uniforme naamgeving.


Het is tijd om digitaal te gaan – the paperless office!

Wat als je nu een softwaremodule hebt die deze flow van documenten volledig ondersteunt en digitaliseert? Zodat je dit alles veel efficiënter kan verwerken, heel veel manueel en routineus werk kan afschaffen en bovendien streven naar een paperless kantoor, altijd een plus voor het milieu.

Onze klant is een middelgroot uitzendbureau en zij hebben de module van CheckHub geïnstalleerd en via API om een onmiddellijke verbinding met hun bestaande systeem en servers te hebben.


Via CheckHub is de volledige flow geautomatiseerd van het verzamelen en valideren van deze documenten van de kandidaten. De tijdsbesparing op vlak van administratie taken wordt geraamd op 60%. Dit is een besparing per jaar van ongeveer 18 FTE’s voor een bedrag van 900.000 € per jaar.

Eenvoudig documenten opladen en invullen via de smartphone

Als een uitzendkracht in één van hun kantoren binnen komt, hoeft de uitzendconsulent enkel zijn naam en email adres (en eventueel telefoonnummer) in het bestaande systeem in te geven. Of de uitzendkracht doet dit zelf via de website van het uitzendbedrijf. Dank zij de API moet de uitzendconsulent dus zelfs geen nieuw systeem leren gebruiken, hij of zij werkt op de systemen en platformen zoals hij of zij die gewoon is. Verder zal deze uitzendconsulent de rest van zijn tijd en focus kunnen spenderen op het echte werk: vragen stellen rond interesses en capaciteiten en dit proberen matchen met beschikbare jobs en de bedrijfsklanten. Dus daar waar de echte toegevoegde waarde ligt van een uitzendkantoor.

Eens de nieuwe uitzendkracht het kantoor heeft verlaten zal hij al een email en/of SMS met een beveiligde link hebben ontvangen. Zij/hij kan deze link onmiddellijk gebruiken op eender welk device (computer, smartphone, tablet), er hoeft zelfs niks gedownload of geïnstalleerd te worden en er is ook geen paswoord of gebruikersnaam nodig. Deze link brengt de uitzendkracht naar zijn beveiligde profielpagina (in de bedrijfsbranding van het uitzendbureau) waar hij of zij kan zien welke documenten hij dient te bezorgen of in te vullen. Deze kunnen onmiddellijk worden opgeladen (zelf met een foto via de smartphone van bijvoorbeeld identiteitskaart of rijbewijs). Op deze profielpagina kan er tevens gevraagd worden om bepaalde documenten in te vullen (Intentieverklaring, formulieren betreffende opleiding of training, werkpostfiches…), te tekenen of door te nemen (contracten, policies, brochures, ziekteprocedure).


Geen talloze emails en telefoontjes meer nodig om de dossiers op te volgen

Indien gewenst kan er op voorhand een frequentie geprogrammeerd worden om de uitzendkracht automatisch reminders te laten ontvangen zodra één of meerdere documenten ontbreken of niet correct/ duidelijk genoeg zijn. Deze reminders kunnen via email en/of SMS worden verstuurd. Deze laatste blijkt uit verschillende praktijkgevallen veel efficiënter én sneller te werken dan louter email. Zowel qua resultaat in reactie van de uitzendkrachten alsook op vlak van daadwerkelijk ontvangen van de berichten (email wordt meer en meer geblokkeerd door SPAM en andere filters).

Het opvolgen van de aanleveren van documenten via email, maar ook via telefoon, kan dus worden vermeden. Vaak moet er meerdere keren over en weer gemaild en gebeld worden vooraleer alles perfect is aangeleverd. Dit levert een heel grote meerwaarde en besparing van tijd en resources.


Met de huidige technologie kan je veel documenten al automatisch laten valideren

Eens alles is aangeleverd zal het systeem automatisch de documenten valideren: is een identiteitskaart wel degelijk een identiteitskaart, is deze van de juiste persoon, zijn tekst en foto duidelijk genoeg, is het document nog geldig of is de einddatum overschreden? Dit kan uiteraard ook voor rijbewijzen, visa, diploma’s, enz…

Bij verwerping krijgt de uitzendkracht onmiddellijk feedback via het platform en kan hij/zij een nieuw document opladen. Als je 95 a 98% van de documenten automatisch kan valideren creëer je een enorme tijdswinst en kostenbesparing. ER is geen nood aan een over en weer gestuur van emails en attachments die soms weken kan duren.


Je documenten pan-klaar afgeleverd – geen enkele manuele handeling nog nodig

Bepaalde documenten die recto-verso moeten worden opgeladen (typisch identiteitskaart, rijbewijs) worden automatisch in één document gegoten. Ook andere documenten kunnen worden samengevoegd in één document. De documenten worden dan automatisch in het bestaande systeem en op de bestaande servers van het uitzendbureau opgeslagen. Natuurlijk worden de documenten automatisch omgezet in één makkelijk bruikbaar format (vaak pdf) en wordt een uniforme naamgeving (volgens de bestaande nomenclatuur van de klant) aan het document gegeven.

Via OCR (Optical Character Recognition) kan gestructureerde data automatisch uit deze documenten gehaald worden en in de bestaande systemen ingevoerd zonder dat deze manueel moet worden overgetypt.


Een gemak voor de uitzendconsulent…

Werken via CheckHub in deze hele documentflow is veel gebruiksvriendelijker voor de uitzendconsulent omdat het minder tijd en manuele repetitieve handelingen vereist. Deze kan zich dus meer bezighouden met de echt job en waar de echte toegevoegde waarde ligt.


En voor de uitzendkracht!

Maar het is tevens heel gebruiksvriendelijk naar de uitzendkracht toe. Het wordt veel duidelijker en makkelijker om alles gevraagde documenten aan te leveren. Alles gaat veel sneller en met een betere user-experience. Dit is uiteraard ook belangrijk bij het ‘binden’ van de uitzendkracht aan hun kantoor.


Met een grote kostenbesparing als resultaat

Het uitzendbedrijf zelf verwerkt ongeveer 1 miljoen documenten per jaar.
Het gaat hier o.a. om identiteitskaarten, visa, attesten, curriculum vitae, diploma’s, rijbewijzen, ziektebriefjes…

Via CheckHub is de volledige flow geautomatiseerd van het verzamelen en valideren van deze documenten van de kandidaten. De tijdsbesparing op vlak van administratie taken wordt geraamd op 60%. Dit is een besparing per jaar van ongeveer 18 FTE’s voor een bedrag van 900.000 € per jaar. Dit alles vroeg een implementatietijd van slechts anderhalve maand.

Wil u meer weten of bent u ook klaar om de digitale stap te zetten, contacteer Peter via [email protected] of 0477/87.27.85.