Use Case

Notariskantoren


Automatisering van de verwerking van documenten voor notariskantoren.

Executive Summary

De klant is een notariskantoor met 15 medewerkers. Hun administratieve medewerkers worden dagelijks geconfronteerd met de handmatige afhandeling van vele documenten. Ze moeten documenten verzamelen en valideren zoals identiteitskaarten, akten, erfopvolging, bankuittreksels, huwelijkscontracten, erfpacht, verzekeringscontracten, enz.
Ze verwerken gemiddeld 200 documenten per dag.


Uitdagingen

De handmatige taken waarmee dit kantoor te maken heeft, zijn:


Het verzenden van e-mails naar individuen om documenten op te vragen voordat een dossier wordt geopend betreffende een nalatenschap, een aan- of verkoop van een onroerend , een echtscheiding, enz.

Telefoneren en mailen om individuen eraan te herinneren actie te ondernemen en de gevraagde documenten en informatie te bezorgen.

Verzamelen van de documenten via e-mail, maar ook via post of klanten die de documenten persoonlijk afleveren.

Het openen van die documenten (e-mails + pdf-bijlagen of papieren fotokopieën die via de post komen).

Controle van de geldigheid van documenttypes.

Converteren van niet-pdf-documenten naar pdf-documenten.

Samenvoegen van afzonderlijke bestanden in één document (bijvoorbeeld: 4 afzonderlijke pagina's van 1 huwelijkscontract).

De naam van de documenten wijzigen volgens de interne nomenclatuur (bijvoorbeeld: doctype_notary_date_clientname.pdf).

Hoe CheckHub heeft geholpen?

Deze klant gebruikt het online CheckHub SaaS-platform. Individuen worden geüpload via Excel-bestanden of één voor één. Van daaruit worden alle benodigde documenten digitaal en geautomatiseerd verzameld en verwerkt. Alle handmatige taken worden geëlimineerd of tot een absoluut minimum beperkt. Het notariskantoor kan de tijd die nodig is om een dossier te vervolledigen verkorten en bespaart tot 50% van de tijd die aan administratieve taken wordt besteed. Bovendien wordt ook de ervaring van de klanten verbeterd.

Gebruikte functies zijn onder meer:


Geautomatiseerde verzoeken om documenten aan te leveren per e-mail en sms verzenden.

Voorgeprogrammeerde geautomatiseerde herinneringen per sms en mail naar die klanten.

Eén beveiligd platform voor klanten, toegankelijk via een gemakkelijk toegankelijke link vanaf om het even welk apparaat.

De klanten kunnen hun documenten uploaden door te bladeren of door gewoon een foto te maken via smartphone.

Automatische validatie van de documenten.

Geautomatiseerde beperkingen voor het mime-type tijdens het uploaden.

Automatische conversie van verschillende mime-types naar pdf-documenten.

De naam van de documenten automatisch aanpassen volgens de interne nomenclatuur.

Alle documenten zijn online beschikbaar voor de notaris via het CheckHub-platform.