Hoe stad Kortrijk meer dan 15 minuten per dossier bespaarde dankzij CheckHub

Een pilootproject met CEVI om de documentverzameling te digitaliseren binnen de Vreemdelingenmodule

Over de klant

De stad Kortrijk is een Belgische gemeente gelegen in West-Vlaanderen.

Binnen de dienst bevolking beheren de teams onder andere dossiers van buitenlandse burgers via de module Vreemdelingen, waarbij de verzameling en validatie van talrijke administratieve documenten vereist is.

De uitdaging

Voor de integratie van CheckHub stonden de teams onder hoge druk aan de loketten.

Burgers moesten vaak meerdere keren langskomen om hun dossier te vervolledigen, wat leidde tot langere doorlooptijden en een verhoogde werkdruk voor de medewerkers.

De processen waren grotendeels gebaseerd op papier, met een groeiende nood aan digitalisering en optimalisatie van de werkprocessen.

De CheckHub oplossing

In het kader van het partnerschap tussen CEVI en CheckHub werd een pilootproject opgezet binnen de module Vreemdelingen voor de stad Kortrijk.

Dankzij deze integratie kunnen ontbrekende documenten digitaal worden opgevraagd. Burgers ontvangen een unieke link via e-mail en kunnen hun documenten zonder registratie uploaden, via computer, tablet of smartphone.

De oplossing automatiseert verschillende stappen in het proces:

• Automatische herinneringen
• Validatie van documenten en controle van conformiteit
• Centralisatie en directe toevoeging van documenten aan het dossier

Zowel medewerkers als burgers kunnen de voortgang van dossiers eenvoudiger opvolgen, binnen een duidelijk en gestructureerd proces.

Bereikte resultaten

Het pilootproject bij de stad Kortrijk heeft geleid tot:

• Een tijdswinst van 15 tot 20 minuten per dossier
• Minder papiergebruik
• Kortere doorlooptijden
• Documenten die rechtstreeks aan het Vreemdelingendossier worden toegevoegd

Deze verbeteringen hebben geleid tot een vermindering van de administratieve last, een efficiëntere verwerking van dossiers en een hogere tevredenheid bij burgers.