Hoe City One de vernieuwing van administratieve documenten automatiseerde met CheckHub

Over de klant

City One is een onafhankelijke Franse groep en een toonaangevende speler in onthaal- en hospitalitydiensten.

Het bedrijf is actief in verschillende sectoren, waaronder bedrijfs- en evenementenonthaal, culturele locaties, verkooppunten en passagiersdiensten op luchthavens en in treinstations.

De uitdaging

Voor de implementatie van CheckHub verliepen het verzamelen en opvolgen van administratieve documenten voornamelijk via manuele processen.

Tijdens rekruteringssessies verzamelden de teams papieren documenten van nieuwe medewerkers.

Wanneer een document ontbrak of vervallen was, moesten de teams manueel herinneringsmails versturen om de personeelsdossiers te vervolledigen.

Deze werkwijze bracht verschillende uitdagingen met zich mee:

• Tijdrovende administratieve opvolging
• Talrijke manuele herinneringen
• Complex beheer van vervallen documenten en vernieuwingen
• Regelmatige Excel-exports om te bepalen welke medewerkers hun documenten moesten vernieuwen

Elke maand moesten de teams nagaan welke documenten binnenkort zouden vervallen en vervolgens manueel aanvragen versturen om deze te laten vernieuwen.

Hetzelfde proces gold voor uittreksels uit het strafregister, die jaarlijks moesten worden vernieuwd op de verjaardag van de indiensttreding van elke medewerker.

Dit was een tijdrovend proces dat moeilijk op grote schaal te beheren was en veel tijd van de teams in beslag nam.

De CheckHub oplossing

CheckHub werd bij City One geïmplementeerd in het kader van de Olympische Spelen van Parijs 2024.

Tijdens deze bijzonder drukke periode moest het bedrijf in slechts enkele weken tijd specifieke documenten verzamelen en centraliseren voor meer dan 3.000 medewerkers.

Dankzij CheckHub kon City One, ondanks de uitzonderlijke hoeveelheid documenten en de strakke deadlines, het verzamelen van documenten vereenvoudigen en versnellen.

Vandaag gebruiken de teams het platform om documentaanvragen, herinneringen en de opvolging van vernieuwingen te automatiseren, onder meer voor uittreksels uit het strafregister, identiteitskaarten en verblijfsvergunningen.

Medewerkers ontvangen automatisch aanvragen om hun documenten bij te werken en kunnen deze in enkele klikken indienen.

Zo krijgen de teams een beter overzicht van de status van de documenten en kunnen ze vernieuwingen veel efficiënter beheren.

Bereikte resultaten

Sinds de implementatie van CheckHub heeft City One verschillende belangrijke voordelen ervaren:

• Aanzienlijke tijdsbesparing voor de teams, met een productiviteitsstijging van 30% naar 70%
• Geautomatiseerde opvolging en vernieuwing van documenten
• Meer dan 95% minder papierverbruik

Naast een hogere operationele efficiëntie helpt CheckHub City One ook om de veiligheid en naleving van regelgeving te versterken bij gevoelige dienstverlening, waar officiële documenten regelmatig gecontroleerd moeten worden.