Terug naar de lijst

Klantverhaal

90%+ van de contracten wordt ondertekend vóór de start van de PG’s bij CHU Brugmann

Over de klant

Het CHU Brugmann is een ziekenhuis in Brussel, verspreid over drie sites: Victor Horta, Paul Brien en Reine Astrid.

Vandaag wordt CheckHub voornamelijk gebruikt voor PG’s (post-graduates), oftewel artsen in opleiding tot specialist. Elk jaar in oktober verwelkomt het ziekenhuis tussen 130 en 140 nieuwe PG’s, wat een aanzienlijke werklast met zich meebrengt voor de HR-teams.

De uitdaging

Voor de implementatie van CheckHub verliep het beheer van HR-documenten grotendeels via manuele processen:

  • Verzamelen en uitwisselen van documenten via e-mail
  • Manuele opvolging door HR-teams
  • Ondertekening van contracten op papier tijdens fysieke afspraken in het ziekenhuis
  • Opvolging van dossiers via Excel-bestanden

PG’s moesten zich naar het ziekenhuis verplaatsen om hun contract te ondertekenen, wat het proces tijdrovend en omslachtig maakte.

Dit zorgde voor verschillende uitdagingen:

  • Een zeer hoge administratieve werklast, vooral tijdens de piekperiode in oktober
  • Organisatorische moeilijkheden op de eerste werkdag (sommige PG’s hadden hun contract nog niet ondertekend)
  • Beperkingen door de kantooruren van HR
  • De noodzaak om ter plaatse te komen om documenten te ondertekenen, wat soms moeilijk te organiseren was

De CheckHub oplossing

CheckHub werd geïmplementeerd om de verzameling van documenten en de ondertekening van contracten te digitaliseren voor PG’s.

Documenten worden nu digitaal verzonden en ondertekend, waardoor betrokkenen hun dossier op afstand kunnen vervolledigen, zonder zich te moeten verplaatsen naar het ziekenhuis.

HR-teams krijgen betere zichtbaarheid op de voortgang van elk dossier en kunnen ondertekeningen in real time opvolgen.

Bereikte resultaten

Sinds de implementatie van CheckHub heeft het CHU Brugmann aanzienlijke verbeteringen vastgesteld:

  • Een stijging van 60% naar meer dan 90% van de contracten die ondertekend zijn vóór de start
  • Tijdswinst voor HR-teams, vooral tijdens de piekperiode in oktober
  • Vereenvoudigde processen (documenten kunnen op afstand en buiten kantooruren worden ingevuld en ondertekend)
  • Betere zichtbaarheid op de voortgang van dossiers

Op basis van deze resultaten overweegt het CHU Brugmann om het gebruik van CheckHub verder uit te breiden, onder meer naar de onboarding van artsen en andere personeelsgroepen.