Terug naar de lijst

Klantverhaal

Hoe Adie haar HR-uitwisselingen stroomlijnde en documentverzameling beveiligde met CheckHub

Voor HR-managers is het een revolutie. Het feit dat het de werknemers zijn die hun documenten rechtstreeks indienen in plaats van dat HR-managers al het papierwerk zelf doen, verandert alles. Dat verandert alles.
Naima Ait Mouh, Manager Salaris- en Personeelsadministratie

Presentatie voor klanten

  • Bedrijfsnaam: Adie (Association pour le droit à l’initiative économique)
  • Bedrijfssector: Burgerlijke en sociale organisatie
  • Plaats: Parijs, Frankrijk
  • Grootte: Ongeveer 1.000 werknemers

Adie is een grote Franse vereniging die al 35 jaar het idee promoot dat iedereen ondernemer kan zijn. Het financiert en ondersteunt ondernemers om een meer inclusieve economie op te bouwen. Het is een overheidsbedrijf en wordt medegefinancierd door de Europese Unie.

De context: een administratieve HR-overbelasting

Adie werd geconfronteerd met een aantal grote uitdagingen op het gebied van het beheer van HR-documenten:

  • Overvloed aan e-mails naar de salarisadministratie, met als bijlage een groot aantal documenten.
  • Vertragingen bij de verwerking: de salarisafdeling werd overspoeld met honderden e-mails, waardoor vertragingen ontstonden.
  • Niet-naleving van de RGPD: vertrouwelijke documenten werden per e-mail uitgewisseld, zonder beveiligd kanaal.

Deze beperkingen zorgden voor veel frustratie bij de HR-teams, die kostbare tijd verloren:

  • Het herhalen van handmatige acties,
  • Bestanden converteren,
  • documenten hernoemen en uploaden naar de interne Google Drive.

Het gebrek aan automatisering verlengde de verwerkingstijden en had gevolgen voor zowel de operationele efficiëntie als het welzijn van de HR-teams.

De CheckHub-oplossing

Adie testte verschillende tools op verschillende afdelingen voordat ze voor CheckHub koos, dat als vanzelf naar voren kwam als de oplossing die het meest vloeiend en het gemakkelijkst te integreren was.

Dolly Haddad, IT Projects Manager:“CheckHub werd heel snel door de gebruikers geaccepteerd. Ondanks een publiek dat soms niet erg vertrouwd is met digitale tools, bleek de oplossing voor de hand te liggen.

Naima Ait Mouf, Manager Salaris- en personeelsadministratie: “De vereenvoudigde verzameling van documenten, met name voor ziekteverlof, was een echt pluspunt. De geautomatiseerde nomenclatuur van de dossiers bespaart ook heel wat tijd.”

Concrete resultaten

Een van de meest transformerende use cases betreft het beheer van de transportvergoedingen. Vóór CheckHub :

  • Het duurde een maand om alle bewijsstukken te verzamelen (voor de aankoop van reistickets, verzekeringsattesten, benzinekosten, enz.)
  • HR moest elk document afdrukken en handmatig controleren.

Nu :

  • Het verzamelen is klaar in een week.
  • Werknemers dienen hun documenten zelf in, waardoor HR geen tijdrovende taken meer hoeft uit te voeren.

Tijdsbesparing tot 75% op bepaalde procedures.

Conclusie

Door te kiezen voor CheckHub heeft Adie :

  • De administratieve overbelasting verminderd,
  • De beveiliging en naleving van de RGPD verbeterd,
  • De ervaring van de HR-teams verbeterd.