Efficiëntie nastreven met oog voor het milieu bij Job Talent

Job Talent is een Belgisch uitzendkantoor dat voor bedrijven op zoek gaat naar werknemers tot en met bachelorniveau. Wekelijks helpt Job Talent meer dan 250 bedrijven en 1000 uitzendkrachten door te zorgen voor de ideale match en persoonlijke opvolging. Job Talent is opgericht in 2010 en heeft 74 medewerkers.

De laatste jaren is de administratieve druk op uitzendorganisaties enorm toegenomen. Vanwege nieuwe, vaak complexe wet- en regelgeving en uitgebreide interne processen en procedures moeten zij een veelheid aan gegevens verzamelen, valideren en verifiëren voor een grote verscheidenheid aan documenten en formulieren, waaronder arbeidsovereenkomsten, loonstrookjes en identiteitsverificaties. Deze informatie is vaak gefragmenteerd binnen de organisatie aanwezig en wordt in verschillende formaten aangeboden. Bovendien moet de informatie zeer nauwkeurig worden verwerkt, aangezien het om (gevoelige) persoonsgegevens gaat van medewerkers, klanten en gebruikers.

Job Talent was daarom actief op zoek naar oplossingen om haar administratieve processen te automatiseren, repetitieve taken te elimineren, de productiviteit te verhogen en de kwaliteit en nauwkeurigheid van de gegevensverwerking te verbeteren.

Jela Desfossés is HQ Manager binnen Job Talent. Zij coördineert de administratie, opleidingen, digitalisatie & IT en zij ondersteunt de HR-afdeling, onder meer op het gebied van sociale wetgeving en bij administratieve uitdagingen.

Desfossés: “Via een van onze leveranciers kwam ik in contact met CheckHub. Ik zag een demo van het systeem dat zij ontwikkeld hadden en vond dit direct zeer interessant. Het was mij onmiddellijk duidelijk dat CheckHub ons zou kunnen helpen de papieren rompslomp te verminderen. Voordat we CheckHub gebruikten moesten kandidaten en uitzendkrachten vaak naar ons kantoor komen om documenten te tekenen. Maar niet iedereen kan zomaar langskomen. Mensen hebben drukke agenda’s, dus dat werkte lang niet altijd snel en efficiënt. Bovendien moest al die papieren informatie ergens opgeslagen worden en dan wel zodanig dat we het snel zouden kunnen terugvinden. Het was een behoorlijke uitdaging en zeer bewerkelijk om van alle kandidaten en uitzendkrachten complete files aan te leggen en in stand te houden. De business case voor digitalisering van het hele traject was dus eenvoudig te maken. Nadat ik goedkeuring van de board kreeg voor dit project ben ik direct van start gegaan.”

De implementatie van CheckHub ging voorspoedig. Desfossés: “Binnen een paar uur was het systeem up & running. Uiteraard moesten we bepaalde zaken aanpassen, zodat alle documenten de Job Talent look & feel zouden hebben, maar de basisdocumenten hadden we uiteraard al op orde. We konden dus snel van start gaan met onze nieuwe manier van werken.”

De uitzendkrachten waren blij met de volledig digitale manier van werken. Desfossés: “Zij hoeven niet voor allerlei administratieve zaken langs te komen bij een van onze vestigingen en kunnen veel zaken gewoon met hun smartphone regelen. Bovendien beschikt Job Talent dankzij CheckHub nu over een volledig digitaal archief, waar ze alle relevante informatie snel en eenvoudig kunnen terugvinden. Dat werkt uiteraard een stuk handiger dan voorheen, toen we allerlei papieren documentatie ontvingen. Voor Job Talent is deze manier van werken veel efficiënter. Bovendien is het onmogelijk om zaken te vergeten. De workflows in het systeem dwingen je om bepaalde zaken correct en volledig in te vullen of af te handelen. Ook stuurt het systeem automatisch herinneringen als zaken ontbreken. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van onze dienstverlening.“

Desfossés is bovendien erg blij met de milieuwinst die het gebruik van CheckHub oplevert. Desfossés: “We werken nu bijna volledig paperless. Dat scheelt een enorme hoeveelheid papier! Het is geweldig om op die manier met Job Talent ook een bijdrage te kunnen leveren aan een beter milieu!”