Automatisering van de verwerking van documenten in de uitzendsector

De klant is een van de grootste uitzendbedrijven in Europa. Het bedrijf, in zijn Belgische dochteronderneming, verwerkt ongeveer 1 miljoen documenten per jaar. Het betreft documenten zoals identiteitskaarten, cv’s, diploma’s, rijbewijzen, enzovoort. CheckHub automatiseert nu met succes het proces van het verzamelen en valideren van die documenten van kandidaten. De tijdsbesparing op de administratieve afdeling (30 FTE) van dat bedrijf wordt geschat op 60%. Dit leidt tot een kostenbesparing van gemiddeld 900.000 € per jaar.

Uitdagingen:
De organisatie werd geconfronteerd met een overvloed aan handmatige taken. Voorbeelden zijn het aanvragen, valideren en verwerken van documenten van (potentiële) kandidaten. Intensieve taken die gevoelig zijn voor menselijke fouten, zowel van de organisatie als van de kant van de kandidaat. Op de lange termijn leed deze organisatie onder zijn eigen succes. Met een groeiende database van vacatures en potentiële kandidaten groeide ook de papierwinkel en de inspanning die nodig was.

Oplossing:
De klant begreep dat een digitale transformatie absoluut noodzakelijk was. De digitalisering en automatisering van alle processen met betrekking tot documentbeheer en -verwerking om de mogelijkheden te benutten. Deze klant koos ervoor om die taken te automatiseren via een volledige integratie via de SQS Messaging Service. De integratie in hun documentbeheerinterface resulteerde in de volgende takenautomatisering:

• Een gebrandmerkte portal voor kandidaten, toegankelijk vanaf alle apparaten.
• Verzenden van herinneringen via sms en e-mail naar kandidaten.
• Geen app om te downloaden, geen inlog, geen wachtwoord. Eenvoudige en beveiligde magische link voor kandidaten.
• Geautomatiseerde validatie van documenten.
• Geautomatiseerde beperkingen op MIME-type tijdens het uploaden.
• Geautomatiseerde conversie van verschillende MIME-types naar pdf-documenten.
• Documenten recto en verso worden samengevoegd in één enkel bestand.
• Hernoemen van documenten volgens interne nomenclatuur.
• Alle documenten worden in realtime teruggestuurd naar de servers van onze klant.
• Volledige integratie van CheckHub in hun front-end interface.

Resultaten:
Met CheckHub als oplossing voor volledige automatisering en verwerking van documenten leidde tot de volgende resultaten:

• Integratietijd: 1,5 maanden
• Integratie resulteerde in een vermindering van de tijd besteed aan administratieve taken met 60%.
• De totale tijd die voorafgaand aan de technologie-implementatie van CheckHub werd besteed aan administratieve taken, werd geschat op een equivalent van 18 FTE’s.
• 50.000 € is de gemiddelde kostprijs van een FTE voor de geïdentificeerde posities.
• De kostenbesparing bedraagt in totaal 900.000 € per jaar.