Een investering in een digitale documentstroom die zichzelf in slechts één kwartaal terugverdient.

Je hebt waarschijnlijk zelf ook al een routekaart opgesteld of er zijn plannen binnen je bedrijf om meer te automatiseren en te digitaliseren. Dit heeft vaak betrekking op hoe je omgaat met het uitwisselen van documenten met nieuwe kandidaten die binnenkomen, evenals met geplaatste uitzendkrachten. Je ambitie is om je uitzendkrachten aan de ene kant een betere service en ervaring te bieden, maar ook om intern efficiënter te kunnen werken. Bovendien vereisen steeds strengere nalevingsregels dat alles perfect in orde is en dat alle uitzendkrachten te allen tijde over de benodigde documenten beschikken en dat hun dossier compleet is.

De heersende pandemie betekent ook onvermijdelijk dat het doel is om fysiek contact en reizen te vermijden waar dat niet echt noodzakelijk is. We werken al met minder consultants op kantoor aanwezig, en dan geven we er de voorkeur aan dat de uitzendkracht niet langer langs hoeft te komen om documenten in te leveren, in te vullen en te ondertekenen.

Het bovenstaande geldt zeker ook voor bestaande CheckHub-klanten. Alleen via het CheckHub-platform hebben ze nu een oplossing die dit allemaal mogelijk maakt en die ook veel taken uit handen van de consultants neemt, zodat ze zich kunnen richten op andere elementen die meer toegevoegde waarde bieden, zoals het effectief plaatsen van meer kandidaten.

Je kunt overwegen om zelf een digitale tool te ontwikkelen, want dit vereist een bepaalde investering. Wat we echter zien bij de CheckHub-klanten is dat de investeringskosten om het CheckHub-platform te implementeren vaak al na één of twee kwartalen worden terugverdiend.

Tijdens een recente POC (Proof of Concept) die we uitvoerden met een Belgisch middelgroot uitzendbureau, bleek dat zelfs zonder integratie tussen CheckHub en hun managementsysteem, de consultants al aanzienlijke tijdsbesparingen hadden. De vier uur per week die een consultant besteedde aan het verzamelen, valideren, scannen en hernoemen van documenten en aan het achtervolgen van kandidaten via e-mail en telefoon om alles in te leveren, werd eenvoudig teruggebracht tot een half uur. Dit werd nog meer het geval wanneer verklaringen van intentie en informatieformulieren digitaal werden afgehandeld. Onmiddellijk was er meer tijd beschikbaar om zich te richten op het plaatsen van kandidaten. En de juridische afdeling was ook tevreden, omdat het percentage dossiers dat volledig in orde was, sterk toenam.

Na de POC werd besloten om het managementsysteem van de klant via API te integreren met het CheckHub-platform. Dit betekende dat de consultants geen nieuw systeem hoefden te gebruiken. Het CheckHub-systeem ontving via de API-verbindingen input van het bestaande managementsysteem van de klant, de documenten werden automatisch verzameld en verwerkt en vervolgens via API teruggegeven aan het bestaande systeem.

Wat betekent een investering in het gebruik van het CheckHub-platform concreet?

We hebben de berekening gemaakt op basis van een gemiddelde schatting van 15 minuten per nieuwe inschrijving. Dit is een zeer conservatieve schatting, omdat veel kandidaten meerdere documenten omvat. Dit kunnen documenten zijn die door de kandidaat moeten worden verstrekt, maar ook documenten die door de kandidaat moeten worden ingevuld, geaccepteerd en/of ondertekend. We denken aan intentieverklaringen, informatieformulieren, werkstationsheets, bepaalde beleidsdocumenten of garantiedocumenten. In de laatste categorie kan de tijd die nodig is om alles correct ingevuld en ondertekend terug te krijgen veel langer zijn als dit gebeurt via de traditionele manier van e-mails, scans en bijlagen.

De klant ontvangt ongeveer 50.000 nieuwe registraties per jaar. Als we dan de kostenbesparingen berekenen op basis van een gemiddeld uurtarief van een uitzendadviseur, komen we uit op het equivalent van bijna 2 FTE’s. We houden rekening met het feit dat de consultants nog steeds tijd besteden aan deze documenten, maar dankzij CheckHub kan dit met 60% minder tijd worden gedaan. Deze investering betaalt zich hier na zes maanden terug.

Wat als we, naast de nieuwe inschrijvingen, ook de oude kandidaten meenemen die opnieuw geplaatst moeten worden? Als we deze groep meenemen, rekening houdend met het feit dat de tijd voor een “oude” kandidaat vandaag de dag lager is, half zo laag in onze simulatie, omdat bepaalde documenten al beschikbaar zijn, dan komen we uit op een terugverdientijd van 3 maanden. Een gemakkelijke beslissing, mag ik wel zeggen…