Klantverhaal
Een tijdsbesparing van 60% en een compleet digitaal archief voor ASAP HR Group
Over de klant
ASAP HR Group is een uitzendgroep die actief is in België en gespecialiseerd is in uitzendarbeid.
Begin 2021 was het bedrijf een van de eerste organisaties die de PratoFlex – CheckHub integratie implementeerden. Het doel was om de documentverzameling te digitaliseren, de kwaliteit van de dossiers te verbeteren en de administratieve werklast van consultants te verminderen.
De uitdaging
Voor de implementatie van de PratoFlex – CheckHub integratie verliep het verzamelen van documenten via een grotendeels manueel proces.
Consultants moesten onder andere:
- Formulieren afdrukken
- Ze samen met kandidaten invullen
- De documenten scannen
- Ze per e-mail verzenden
- Ze handmatig opslaan in PratoFlex
Gemiddeld kostte dit proces ongeveer 10 minuten per document, met veel heen-en-weer tussen printers en scanners.
Daarnaast vroeg ASAP HR ook tal van andere documenten aan uitzendkrachten, zoals certificaten, identiteitsdocumenten, rijbewijzen en verschillende attesten. Voor al deze documenten gold hetzelfde tijdrovende papieren proces, zonder echte controle op geldigheid, leesbaarheid of conformiteit.
Het ontbreken van duidelijke naamgevingsconventies maakte het bovendien moeilijk om documenten correct te archiveren en later terug te vinden.
ASAP HR was daarom op zoek naar een oplossing die tijdswinst zou opleveren, volledige en conforme dossiers zou garanderen en het digitale archief beter zou structureren.
De CheckHub oplossing
De integratie van CheckHub met PratoFlex maakte het mogelijk om de documentverzameling en -validatie te automatiseren.
Vandaag:
- Werken consultants rechtstreeks vanuit PratoFlex
- De enige manuele handeling is het aanvinken van de vereiste documenten
- De rest van de workflow verloopt volledig automatisch
- Documenten worden automatisch opgeslagen met de juiste naam in de juiste dossiers
Een belangrijk onderdeel van de oplossing is de automatische validatie van documenten. Certificaten, rijbewijzen en identiteitskaarten worden gecontroleerd op correctheid, geldigheid en leesbaarheid.
Bereikte resultaten
Dankzij de PratoFlex – CheckHub integratie:
- 60% tijdswinst tijdens registraties
- Een volledig geautomatiseerd documentproces
- Complete dossiers en een gestructureerd digitaal archief
- Een sterke verbetering van datakwaliteit en compliance
- Een betere gebruikerservaring voor zowel consultants als uitzendkrachten
Consultants waren meteen verlost van de administratieve last rond documentbeheer. Daardoor kunnen zij meer tijd besteden aan het matchen en plaatsen van kandidaten, wat rechtstreeks bijdraagt aan de tevredenheid van klanten.
ASAP HR benadrukt daarnaast de snelle en toegankelijke ondersteuning van CheckHub, waarbij vragen of aanpassingen meestal nog dezelfde dag worden beantwoord.