Verhoogde efficiëntie en betere gebruikservaring voor Randstad Group

Randstad Group Belgium is de grootste werkgever en een voorkeurspartner voor klanten. De organisatie heeft 2.700 medewerkers over de hele wereld.  In 2022 had Randstad Group Belgium een impact op het professionele leven van 180.000 mensen en heeft ruim 11.500 klanten geadviseerd over hun talentbehoeften.

Binnen Randstad Group Belgium is Petra Arys als projectleider verantwoordelijk voor het verbeteren en optimaliseren van werkprocessen. Dit alles met betrekking tot compliancy inzake correcte tewerkstelling van talenten. Compliancy omvat het beheer van alle documenten die hiervoor nodig zijn. 

Arys: ”Als marktleider willen we garant staan voor een correcte tewerkstelling van onze talenten en het ontzorgen van onze klanten. Wanneer er een kandidaat opstart gaat hier een hele administratie aan vooraf, waarbij er nogal wat documenten dienen opgevraagd te worden. Het op orde krijgen en houden van deze documentatie was altijd zeer arbeidsintensief. Daarom wilden we dit proces zoveel mogelijk digitaliseren en automatiseren. We onderscheiden daarbij drie doelstellingen.

Allereerst wilden we ervoor zorgen dat onze talenten de relevante documenten snel en eenvoudig in digitale vorm kunnen aanleveren. Ten tweede wilden we een verzekerde compliancy ten aanzien van een correcte tewerkstelling en ten derde wilden we de workload voor onze consultants verminderen. Toen we in contact kwamen met CheckHub realiseerden we ons dat al deze doelen binnen handbereik waren.”

Inmiddels werken Randstad Group Belgium en CheckHub al geruime tijd nauw samen en zijn de eerdergenoemde doelstellingen gerealiseerd. Arys: “Een van de grootste successen is het feit dat we documenten nu volledig geautomatiseerd kunnen opvragen. Dit proces zorgt ervoor dat er automatisch een aanvraag wordt verstuurd via mail; Checkhub stuurt zelf reminders en controleert het document alvorens dit aan ons wordt afgeleverd. Dit zorgt voor betere compliancy en tijdswinst.”  Dit alles is tot stand gekomen dankzij een intensieve samenwerking met de IT-afdeling van Randstad Group. Checkhub is op vandaag volledig geïntegreerd in de tooling van de Randstad Group en vormt als het ware een toegangspoort waarbij we ook klaar zijn voor de toekomst en nieuwe integraties”.

Kenny Lamoot, Enterprise Architect voor Randstad Group Belgium: “Door de inzet van Checkhub zijn we bij Randstad Group Belgium in staat gesteld om het verzamelen van documenten van onze talenten aanzienlijk te vereenvoudigen en te uniformeren. De mogelijkheid om document-meta-data efficiënt te extraheren en te valideren heeft een aanzienlijke meerwaarde gecreëerd in onze werkprocessen. Deze innovatie heeft niet alleen onze interne efficiëntie verhoogd, maar heeft ook een direct positief effect gehad op de ervaring van onze consulenten, talenten en klanten”.

In de loop der jaren heeft Randstad Group Belgium een nauwe relatie opgebouwd met het CheckHub team. Arys: “De ondersteuning vanuit CheckHub verloopt zeer goed. Als er vragen zijn worden deze direct opgepakt. We hebben korte lijnen en issues worden binnen de kortste keren opgelost.”