Waarom HR-dossiers in ziekenhuizen automatiseren?
Het automatiseren van HR-processen in ziekenhuizen kan veel voordelen opleveren, vooral met betrekking tot het bijhouden van gegevens over werknemers en freelancers. Handmatige processen kunnen tijdrovend, vervelend en foutgevoelig zijn, wat kan leiden tot aanzienlijke vertragingen in het aanwervings- en personeelsbeheerproces. Bovendien kan het aantal documenten en formulieren dat in de gezondheidszorg moet worden verkregen gemakkelijk oplopen tot 20 per persoon. Door de taken van automatische herinneringen, verificatie, validatie, voorinvulling van formulieren, handtekeningen en conversie te automatiseren, kan dus tijd worden bespaard en de kwaliteit van de dossiers worden verbeterd.
Het gebruik van speciale software om deze processen te automatiseren kan helpen om informatie te standaardiseren en toegankelijker te maken. Dit kan informatie omvatten zoals arbeidsverleden, kwalificaties en vaardigheden van werknemers. Bij het inwerken van nieuwe artsen is het bijvoorbeeld ook belangrijk om informatie te verzamelen via een reeks formulieren:
- Aangifte van bronbelasting
- Informatieblad / Informatiestrookje
- Verdragsstatus” formulier
- Verklaring over de samenstelling van het huishouden
- Aanvraag van een OV-kaart
- Verzoek om toetreding tot de derdebetalersregeling
- Verzoek om toetreding tot de plaatselijke vakbond
- Verplichting tot vertrouwelijkheid
- Informatie over lingerie (maat van de blouse, …)
- Aanvaarding van computerprotocollen
- Aanvaarding van de regels van goed computergedrag
- Aanvaarding van privacy
Bovendien, als we bij het voorbeeld van artsen in ziekenhuizen blijven, zijn er ook een heleboel documenten nodig. Hier is een niet-uitputtende lijst:
- Diploma’s
- Uittreksel uit het strafregister
- Identiteitskaart
- Document INAMI
- Medische Vereniging
- Foto (voor toegangsbadges)
- Stageplan (voor de betrokkenen)
- …
Naast het automatisch verzamelen van deze documenten kan de software ook de inhoud controleren, valideren en de inhoud automatisch extraheren. De verkregen informatie kan vervolgens worden doorgegeven aan de verschillende betrokken afdelingen, zoals het loonbeheer.