Europaziekenhuizen

Europaziekenhuizen is een ziekenhuisgroep bestaande uit drie klinieken op drie verschillende locaties. Alle klinieken hebben in totaal 2.500 werknemers. Voortdurend worden er nieuwe artsen en assistenten ingezet om hun diensten binnen de instelling uit te voeren. Een behoorlijke administratieve uitdaging.

De uitdagingen

Elke keer dat een nieuwe arts of assistent een contractuele overeenkomst aangaat met de klinieken, moeten zij verschillende documenten aanvragen. De voorbeelden van documenten zijn als volgt:

• Diploma Geneeskunde
• Visum Diploma Geneeskunde
• Diploma van specialisatie
• Goedkeuring om de titel van specialisatie te dragen
• INAMI-certificaat met voorlopig of definitief INAMI-nummer
• Registratie bij de Orde van Geneesheren
• Identiteitskaart, Strafblad
• Foto voor legitimatiebewijs
• Bewijs van accreditatie (INAMI)
• Professioneel bedrijfsstatuut

Daarnaast moeten klinieken ook een reeks gegevens verzamelen via informatieformulieren van artsen en assistenten. Voorbeelden van verzamelde gegevens zijn onder andere: bankrekeningnummer, mobiel telefoonnummer, taal, accreditatiegegevens, wederzijdse verzekeringsovereenkomst, tariefperiodes, startdatum van de activiteit, bedrijfsnummer, enzovoort.

Dit komt neer op bijna 10 uur werk per week.

De ziekenhuisgroep moet daarom al deze informatie handmatig verzamelen en verwerken, via zijn secretariaat, dat bestaat uit 3 fulltime medewerkers. Dit komt neer op bijna 10 uur werk per week.

De oplossing

Europaziekenhuizen automatiseren nu deze repetitieve en overvloedige taken met behulp van CheckHub. De keuze is gemaakt om de online platform “SaaS” (Software-as-a-Service) te gebruiken. Om te beginnen, maakt de secretaris nieuwe profielen aan door de namen, voornamen, e-mailadressen en telefoonnummers van artsen en assistenten toe te voegen. Vervolgens worden geautomatiseerde formulieren naar de betrokken personen gestuurd om alle benodigde informatie met betrekking tot hun start in dienst te verzamelen. Dit varieert van accreditatie- en onderlinge overeenkomstgegevens tot de benodigde maat voor de werkjas.

Samen met het indienen van formulieren worden de benodigde documenten verzameld en worden geautomatiseerde herinneringen per e-mail en sms verzonden totdat het bestand compleet is. Om documenten en voltooide formulieren te verzenden, krijgt de arts of assistent toegang tot een beveiligd inpidueel profiel, dat met slechts één klik kan worden geopend. Er is inderdaad geen applicatie om te downloaden, geen gebruikersnaam of wachtwoord om in te vullen. Alles gebeurt via een veilige link voor één persoon die via sms en e-mail wordt ontvangen.

Elke keer dat een document wordt geüpload door de nieuwe deelnemer, wordt het gevalideerd door optische scanning en wordt de documentinformatie gestructureerd geverifieerd en geëxtraheerd. Wanneer het bestand compleet is, worden de documenten automatisch geconverteerd naar PDF en hernoemd volgens de geldende benoemingsregels bij Clinics of Europe. De uit de documenten en formulieren geëxtraheerde informatie is beschikbaar in een Excel-bestand dat vervolgens binnen de ziekenhuisgroep kan worden gebruikt voor andere doeleinden, zoals het maken van een badge waarmee toegang tot gebouwen mogelijk wordt gemaakt.

De tijd die wordt besteed aan deze administratieve taken werd verminderd met 80%.

Door gebruik te maken van de online versie van CheckHub was er geen behoefte aan IT-integraties aan de kant van de klant. Het secretariaat van de klinieken kon daarom de dag na registratie op onze site al gebruikmaken van de oplossing. De tijd die besteed werd aan deze administratieve taken werd met 80% verminderd.