Til Document Validatie naar een Hoger Niveau
Met het snelle tempo waarin zakendoen vandaag de dag plaatsvindt, kunnen de nauwkeurigheid en geldigheid van documenten uw succes maken of breken. Bij complexe processen zoals onboarding, voorbereiding van een juridisch dossier of een vastgoedtransactie moet elk dossier volledig zijn met alle vereiste correcte en geldige documenten. En met de stroom aan papierwerk die voor deze processen nodig is, is handmatige controle eenvoudigweg geen optie. Het is traag, vatbaar voor menselijke fouten en volledig inefficiënt.
Wat is geautomatiseerde Validatie?
Geautomatiseerde Validatie is een geavanceerde functie voor documentverificatie, mogelijk gemaakt door gespecialiseerde Optical Character Recognition (OCR) software en aangepaste, op regels gebaseerde algoritmen. Het is ontworpen om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsprocessen soepel en geautomatiseerd verlopen, met alle benodigde documentatie en volledig correcte dossiers. Met de Validatiefunctie stelt u aangepaste regels in om te bepalen of een document precies aan uw vereisten en algemene geldigheid voldoet. Of het nu gaat om het controleren van het land van herkomst, de geldigheid of de juiste referentie, u heeft de mogelijkheid om de criteria op uw behoeften af te stemmen.
Key Features
Op Maat gemaakte Regels
Met de mogelijkheid om aangepaste regels te configureren, bepaalt u zelf wat een geldig document is. Pas uw checks aan zodat ze voldoen aan specifieke voorwaarden, zoals land van herkomst, geldigheid en correcte referentie. Het resultaat? U zorgt ervoor dat elk document aansluit bij uw specifieke zakelijke en wettelijke vereisten.
Validatie Niveau
Validatie is een teamprestatie. Met onze handmatige score-functie kunt u een controlegroep van gebruikers instellen met beperkte rechten om, naast de meerderheid aan geautomatiseerd gevalideerde documenten, een bepaalde set van documenten dubbel te controleren. Hierdoor kan uw team effectief samenwerken met behoud van controle en veiligheid.
Controle Groep
Creëer uw eigen dashboards van eindgebruikers en documenten zodat uw Controle Groep van gebruikers gevalideerde of geweigerde documenten kan controleren. Of voeg een optie voor document in behandeling toe om handmatige validatie voor bepaalde categorieën documenten mogelijk te maken.
Optimaliseer de waarde van Automatische Validatie
Onze validatiefunctie is niet slechts een op zichzelf staande oplossing. In combinatie met de andere functies van onze tool kan het uw documentverwerkingsprocessen aanzienlijk stroomlijnen, waardoor een efficiëntere workflow ontstaat.
- Extractie van Gegevens: Validatie werkt hand in hand met onze functie Gegevensextractie, waardoor het documentverificatieproces nog nauwkeuriger wordt. Door gegevens uit geüploade documenten te extraheren, kan ons systeem eenvoudig uw aangepaste validatieregels toepassen, zodat elk document aan de gestelde criteria voldoet. Deze intelligente synergie vermindert potentiële fouten en verhoogt de algehele efficiëntie. Meer lezen
- Samenwerking: Door Validatie aan te vullen met onze samenwerkingsfunctie, creëert u een efficiëntere, doelgerichtere workflow. Stel groepen gebruikers in met gedefinieerde rechten, zodat zij zich kunnen concentreren op hun specifieke taken, zoals het controleren van documenten of digitaal ondertekenen. Deze samenwerkingsaanpak, ondersteund door onze geavanceerde validatietechnologie, optimaliseert het documentbeheerproces en zorgt voor een naadloze teamcoördinatie. Meer lezen
- Automatisering: Wanneer Validatie wordt gecombineerd met onze automatiseringsfunctie, tilt u uw documentbeheer echt naar een hoger niveau. Automatiseer processen op basis van documenttype: geldige documenten worden naar externe systemen verzonden en interne workflows geactiveerd, terwijl niet-conforme documenten uw aangewezen controlecel op de hoogte stellen. Deze naadloze interactie vermindert handmatig werk, versnelt uw processen en uw team te allen tijde volledige controle. Meer lezen
Use cases
Met ASAP HR Group waren we op zoek naar een oplossing die onze consultants veel tijd zou besparen en ervoor zou zorgen dat we meer zekerheid hadden dat we de juiste documenten hadden en een compleet dossier in ons systeem voor alle tijdelijke medewerkers. De combinatie van CheckHub geïntegreerd met PratoFlex bood ons het ideale platform hiervoor. Het feit dat bovendien de gebruikerservaring voor zowel de consultants, maar ook en vooral voor de tijdelijke medewerkers zelf, een grote sprong voorwaarts maakte, was een zeer positieve ontwikkeling.
We moeten zeggen dat dankzij de integratie van CheckHub in PratoFlex, zelfs over deze relatief korte periode, we een zeer positieve ontwikkeling hebben gezien. Waar we vroeger veel tijd verspilden of zelfs vergaten om de dossiers op te volgen, is het nu een proces dat automatisch verloopt en weinig of geen handmatige interventie vereist. Naast de tijdsbesparing is het ook veel gemakkelijker voor een tijdelijke medewerker om dit thuis te kunnen doen via een smartphone of computer, en ze kunnen alle documenten in één keer uploaden of invullen.
« Met meer dan 1 miljoen documenten per jaar, kunnen we wel stellen dat het organiseren van documenten van uitzendkrachten en medewerkers een zeer belangrijk proces is voor onze organisatie. Met dank aan CheckHub hebben we enorme resultaten geboekt op het gebied van kosten- en tijdbesparing. Het tijdbesparen staat gelijk aan 50% per jaar of vanaf 0,5 tot 2 uur besteed per consultant per week. Meer tijd, minder uitgaves, kosten en menselijke fouten. Een geweldig resultaat. »
Een oplossing op maat
Wilt u meer weten over hoe CheckHub een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop uw team werkt? Bent u op zoek naar een oplossing voor document-uitwisseling bij onboarding en een pakket op maat om de voordelen voor uw organisatie te maximaliseren? Neem contact met ons op voor een offerte op uw maat.