Il est probable que vous ayez également élaboré une feuille de route vous-même ou qu'il existe des projets au sein de votre entreprise visant à automatiser et à numériser davantage. Souvent, il s'agit de la manière dont vous gérez l'échange de documents avec les nouveaux candidats arrivants ainsi qu'avec les travailleurs temporaires déjà placés. Votre ambition est d'offrir à vos travailleurs temporaires un meilleur service et une meilleure expérience, d'une part, mais aussi de pouvoir travailler de manière plus efficace en interne. De plus, les règles de conformité de plus en plus strictes exigent que nous soyons toujours en ordre et que tous les travailleurs temporaires aient tous les documents nécessaires et que leur dossier soit complet à tout moment. La pandémie en cours signifie inévitablement que l'objectif est d'éviter les contacts physiques et les déplacements lorsque cela n'est pas vraiment nécessaire. Nous travaillons déjà avec moins de consultants présents au bureau et nous préférons donc que le travailleur temporaire n'ait plus à venir pour remettre, remplir et signer des documents. Ce qui précède est certainement également vrai pour les clients existants de CheckHub. Ce n'est que grâce à la plateforme CheckHub qu'ils disposent désormais d'une solution qui rend tout cela possible et qui décharge également de nombreuses tâches aux consultants, leur permettant ainsi de se concentrer sur d'autres éléments qui apportent une plus grande valeur ajoutée, comme la possibilité de placer efficacement davantage de candidats. Vous pouvez envisager de développer votre propre outil numérique, car cela nécessite un certain investissement. Cependant, ce que nous observons chez les clients de CheckHub, c'est que les coûts d'investissement pour mettre en œuvre la plateforme CheckHub sont souvent récupérés après un ou deux trimestres. Lors d'une récente preuve de concept (POC) que nous avons réalisée avec une agence de travail temporaire belge de taille moyenne, il est apparu qu'il était déjà possible de réaliser des économies de temps raisonnables pour les consultants, même sans intégration entre CheckHub et leur système de gestion. Les quatre heures par semaine qu'un consultant passait à collecter, valider, numériser, renommer des documents et à solliciter les candidats par e-mail et par téléphone pour tout remettre ont facilement été réduites à une demi-heure. Cela a été d'autant plus vrai lorsque les déclarations d'intention et les formulaires d'information étaient gérés de manière numérique. Immédiatement, plus de temps était disponible pour se concentrer sur le placement des candidats. Et le service juridique était également satisfait, car le pourcentage de dossiers entièrement en ordre a considérablement augmenté. Après la POC, il a été décidé d'intégrer le système de gestion du client via une API avec la plateforme CheckHub. Cela signifiait que les consultants n'avaient pas à utiliser de nouveau système. Le système CheckHub recevait des informations via les connexions API du système de gestion existant du client, les documents étaient automatiquement collectés et traités, puis renvoyés au système existant via l'API. En termes concrets, qu'est-ce que représente un investissement dans l'utilisation de la plateforme CheckHub ? Nous avons effectué le calcul sur la base d'une estimation moyenne du temps passé de 15 minutes par nouvelle inscription. Il s'agit d'une estimation très prudente car de nombreux candidats impliquent plusieurs documents. Il peut s'agir de documents à fournir par le candidat, mais aussi de documents à compléter, à accepter et/ou à signer par le candidat. Nous pensons aux déclarations d'intention, aux formulaires d'information, aux fiches de poste, à certaines politiques ou à des documents de garantie. Dans cette dernière catégorie, le temps nécessaire pour obtenir tout correctement complété et signé peut être beaucoup plus long si cela se fait par la voie traditionnelle des e-mails, des numérisations et des pièces jointes. Le client reçoit environ 50 000 nouvelles inscriptions par an. Si nous calculons ensuite les économies de coûts sur la base du coût horaire moyen d'un consultant en travail temporaire, nous arrivons à l'équivalent de près de 2 équivalents temps plein (ETP). Nous tenons compte du fait que les consultants passent toujours du temps sur ces documents, mais grâce à CheckHub, cela peut être fait avec 60 % de temps en moins. Cet investissement se rentabilise ici après six mois. Et si, en plus des nouvelles inscriptions, nous incluons également les anciens candidats qui doivent être replacés ? Si nous incluons ce groupe, en tenant compte du fait que le temps actuel pour un candidat "ancien" est inférieur, moitié dans notre simulation, car certains documents sont déjà disponibles, nous arrivons à une période de récupération de trois mois. Autant dire qu'il s'agit d'une décision facile...
Testimonial
Pour passer à un travail sans papier en tant que service des ressources humaines, un outil de signature de contrats était indispensable. Mais Checkhub fait plus. Tous les documents qui doivent être lus, signés ou remis lors du processus d'intégration sont fournis au futur employé en quelques clics seulement. Nous entrons enfin dans le 21e siècle. Au lieu de se perdre dans des montagnes de papier, nous pouvons désormais établir un flux de travail numérique qui aboutit à un dossier numérique. Les nouveaux collègues peuvent désormais gérer tous les documents liés à leur recrutement depuis chez eux en utilisant leur smartphone. La signature d'un contrat n'a jamais été aussi simple.
« Avec près de 2.500 collaborateurs, les Cliniques de L’Europe font face à un travail administratif considérable de collecte de documents et données auprès des médecins et assistants. CheckHub nous a permis d’automatiser ces taches répétitives afin de nous concentrer sur notre vrai coeur de métier ».
Le client est une étude notarial comptant 15 employés. Les employés responsables de l'administration sont confrontés quotidiennement à la manipulation manuelle de nombreux documents. Ils doivent collecter et valider des documents tels que des cartes d'identité, des actes, des déclarations de succession, des extraits bancaires, des contrats de mariage, des baux emphytéotiques, des contrats d'assurance, etc. Ils traitent en moyenne 200 documents par jour. Défis : L'organisation était confrontée à une multitude de tâches manuelles, principalement avec une dépendance du côté du client. La plupart des cas exigent des efforts considérables de la part du client. Cela peut signifier que le client doit préremplir certains formulaires et/ou fournir des documents spécifiques tels qu'une pièce d'identité. La gestion de ce processus (demande, traitement, vérification des documents, etc.) consomme beaucoup de temps pour les personnes impliquées. D'autres tâches occupant le personnel comprennent notamment : - Envoi d'e-mails à plusieurs personnes pour demander des documents avant d'ouvrir un dossier de succession, la vente d'un bien immobilier, un divorce, etc. - Passer des appels téléphoniques pour rappeler à différentes personnes de prendre des mesures et de livrer les documents et informations demandés. - Collecte des documents via des e-mails, mais aussi via le courrier postal ou les clients qui livrent les documents en personne. - Ouverture de ces documents (e-mails + pièces jointes en PDF ou photocopies papier envoyées par la poste). - Vérification de la validité des types de documents. - Conversion de documents non PDF en documents PDF. - Fusion de fichiers séparés en un seul document (par exemple : 4 pages séparées d'un contrat de mariage). - Renommer les documents selon la nomenclature interne (par exemple : typedoc_notaire_date_nomduclient.pdf). Solution : Ce client utilise désormais la plateforme en ligne CheckHub. À partir de là, tous les documents nécessaires sont collectés et traités de manière numérique et automatisée. Toutes les tâches manuelles sont éliminées ou réduites au strict minimum. L'étude notariale est en mesure de réduire le temps nécessaire pour finaliser un dossier et réalise des économies de temps allant jusqu'à 50 % sur les tâches administratives. De plus, l'expérience des clients s'améliore également. Résultats : Avec CheckHub facilitant la solution pour automatiser complètement le traitement des documents, cela a conduit aux résultats suivants : - Un gain de temps total de 50 %. - Toutes les demandes de documents sont automatisées par e-mail et SMS. - Tous les rappels sont automatisés par SMS et e-mails. - Validation automatisée des documents. - Tous les documents sont disponibles et sécurisés via la plateforme CheckHub.
« En quelques clics, nous avons pu recenser les intentions de participation de nos employés à la grève ainsi que collecter les horaires de travail prévu pour le jour de grève. Cela s’est avéré être un gain de temps précieux dans la gestion de sous-effectifs et nous a permis de toucher tout le personnel, qu'il soit présent ou absent. »
Les Cliniques d'Europe forment un groupe hospitalier composé de trois cliniques réparties sur trois sites différents. L'ensemble des cliniques emploie un total de 2 500 employés. En permanence, de nouveaux médecins et assistants sont recrutés pour exercer leurs fonctions au sein de l'établissement. Cela représente un véritable défi administratif. Les Défis Chaque fois qu'un nouveau médecin ou assistant conclut un contrat avec les cliniques, il doit demander une multitude de documents différents. Voici quelques exemples de documents : - Diplôme de médecine - Visa du diplôme de médecine - Diplôme de spécialisation - Autorisation de porter le titre de spécialisation - Certificat INAMI avec numéro INAMI provisoire ou définitif - Inscription à l'Ordre des médecins - Carte d'identité - Casier judiciaire - Photo pour le badge - Preuve d'accréditation (INAMI) - Statut de société professionnelle De plus, les cliniques doivent également collecter une série de données grâce à des fiches d'information remplies par les médecins et les assistants. Voici quelques exemples de données collectées : - Numéro de compte bancaire - Numéro de téléphone portable - Langue - Données d'accréditation - Convention d'assurance mutuelle - Périodes de rémunération - Date de début d'activité - Numéro d'entreprise, etc. Cela représente près de 10 heures de travail par semaine. Le groupe hospitalier doit donc collecter et traiter toutes ces informations manuellement, par le biais de son secrétariat composé de 3 employés à temps plein. Cela représente près de 10 heures de travail par semaine. La solution Les Cliniques d'Europe automatisent désormais ces tâches répétitives et abondantes grâce à CheckHub. Le choix a été fait d'utiliser la plateforme en ligne "SaaS" (Software-as-a-Service). Pour commencer, le secrétariat crée les nouveaux profils en ajoutant les noms, prénoms, adresses e-mail et numéros de téléphone des médecins et des assistants. Ensuite, des formulaires automatisés sont envoyés aux personnes concernées afin de collecter toutes les informations nécessaires relatives à leur entrée en service. Cela va des données d'accréditation et d'accord mutuel à la taille nécessaire pour la blouse de travail. En plus de la soumission des formulaires, les documents nécessaires sont collectés et des rappels automatisés par e-mails et SMS sont envoyés jusqu'à ce que le dossier soit complet. Pour envoyer des documents et des formulaires remplis, le médecin ou l'assistant a accès à un profil individuel sécurisé qui ne nécessite qu'un clic pour y accéder. En effet, il n'y a pas d'application à télécharger, pas de nom d'utilisateur ni de mot de passe à compléter. Tout se fait via un lien individuel sécurisé reçu par SMS et e-mail. Chaque fois qu'un document est téléchargé par le nouvel arrivant, il est validé par une numérisation optique et les informations du document sont vérifiées et extraites de manière structurée. Lorsque le dossier est complet, les documents sont automatiquement convertis en PDF et renommés conformément aux règles de nomenclature en vigueur aux Cliniques d'Europe. Les informations extraites des documents et des formulaires sont disponibles dans un fichier Excel pouvant ensuite être utilisé à d'autres fins au sein du groupe hospitalier ; par exemple, pour créer le badge permettant l'accès aux bâtiments. " Le temps consacré à ces tâches administratives a été réduit de 80 %. " En utilisant la version en ligne de CheckHub, aucune intégration informatique n'était nécessaire du côté du client. Le secrétariat des Cliniques a donc pu utiliser la solution dès le lendemain de son inscription sur notre site. Le temps consacré à ces tâches administratives a été réduit de 80 %.