Poussé par la recherche d'efficacité et une démarche de numérisation plus poussée, Job Talent a commencé à utiliser l'intégration PratoFlex - CheckHub en 2021. Quelle a été leur expérience et leur retour d'expérience concernant CheckHub ? Bonjour Jela. Commençons par expliquer comment fonctionnait le processus de collecte de documents pour les travailleurs temporaires chez Job Talent avant de commencer à utiliser l'intégration PratoFlex - CheckHub. Avant que nous ne commencions à utiliser l'intégration PratoFlex - CheckHub, la collecte de documents pour ces travailleurs temporaires impliquait beaucoup de paperasse, sans parler d'une quantité importante de gaspillage de papier. Chez Job Talent, nous sommes de plus en plus conscients de l'aspect environnemental de nos opérations. C'était un casse-tête administratif où nous devions imprimer des documents tels que les déclarations d'intention et les fiches d'information, les remplir avec les candidats, puis les numériser pour les envoyer dans une boîte de réception e-mail. Ensuite, ces documents devaient être stockés et correctement liés à un candidat. Par conséquent, de nombreuses étapes (manuelles) étaient impliquées dans ce processus, entraînant une perte de temps considérable. Même pour des éléments tels que les cartes d'identité ou les cartes bancaires, nous devions utiliser une photocopieuse pour faire des copies, les numériser, les enregistrer et les lier. Bien sûr, tout a commencé par la création de votre compte sur la plateforme CheckHub pour commencer. Comment avez-vous vécu le processus de préparation et de démarrage ? C'était en fait très bien organisé et s'est déroulé très facilement. Notre contact chez CheckHub a organisé un appel avec nous où nous avons passé en revue tout ce qui devait être fourni. Cela comprenait notre logo, une liste de types de documents et la soumission de plusieurs formulaires. CheckHub avait même des modèles standard prêts pour les e-mails et les messages SMS, ainsi que des pages de profil, que nous pouvions choisir ou modifier selon nos besoins. Ainsi, nous n'avons pas eu besoin de faire preuve de créativité et de composer nous-mêmes des textes à partir de zéro. En conséquence, le temps et les efforts de notre part étaient minimes. Comment avez-vous vécu le service de CheckHub jusqu'à aujourd'hui ? Chaque fois que j'envoie un e-mail avec une question, je reçois une réponse de votre part le même jour, et presque toujours avec une solution ou une alternative proposée. Ce que j'ai aussi beaucoup apprécié, c'est l'honnêteté. Je me souviens que le feedback de CheckHub sur certains documents de démarrage complexes était que cela prendrait trop de temps et d'argent pour les inclure dès le départ, et ils nous ont demandé si nous souhaitions attendre pour cela. Nous avons immédiatement pu réaliser un gain d'efficacité significatif en commençant avec le reste de l'ensemble de documents. Donc, si je peux résumer : CheckHub est très transparent et rapide. Et peut-être la question la plus importante à poser : quels sont les principaux avantages que vous avez pu réaliser aujourd'hui grâce à l'intégration PratoFlex - CheckHub ? Ici, nous devons dire que grâce à cette intégration de CheckHub dans PratoFlex, nous avons constaté une évolution très positive. Là où nous perdions beaucoup de temps ou même oublions de suivre les dossiers, c'est maintenant un processus automatisé qui ne nécessite que peu ou pas d'intervention manuelle. Outre les économies de temps, il est également beaucoup plus facile pour un travailleur temporaire de le faire confortablement chez lui via un smartphone ou un ordinateur, et il peut télécharger ou remplir tous les documents en une seule étape. Pour être complet, je dois mentionner qu'il y a bien sûr toujours des personnes qui ne téléchargent pas ou ne signent pas les documents demandés. Il faut les rappeler. Mais ce nombre est bien plus petit que ce que nous pensions initialement, et il diminue de plus en plus au fur et à mesure que nous avançons. Si nous ne regardons que les déclarations d'intention et les fiches d'information, par exemple, nous gagnons beaucoup de temps et nos dossiers sont bien plus complets. Et bien sûr, nous sommes véritablement en train de devenir "sans papier".
Testimonial
ASAP HR Group a été l'une des premières entreprises de recrutement à adopter l'intégration PratoFlex - CheckHub au début de l'année 2021. C'est avec grand plaisir que Joeri Schutters, directeur informatique chez ASAP HR Group, souhaite partager son expérience et sa perspective sur cette solution. Bonjour Joeri ! Pourquoi cherchiez-vous en fait une plateforme pour collecter des documents de manière digitale ? Avant de nous tourner vers vous, nous avions une situation où des formulaires tels que les lettres d'intention et les formulaires d'inscription étaient encore imprimés et remplis sur papier. Ces documents étaient ensuite scannés par le consultant et envoyés dans la boîte de réception du consultant par e-mail. Ensuite, ces documents devaient encore être stockés manuellement dans PratoFlex. Un consultant passait environ dix minutes sur chaque document, impliquant beaucoup d'allers-retours entre les imprimantes et les scanners. De plus, nous demandions également de nombreux autres documents à nos travailleurs temporaires, tels que certains certificats, des documents d'identification et d'autres attestations. Le même processus manuel fastidieux sur papier s'appliquait également ici. De plus, nous n'avions absolument aucun contrôle sur la qualité des documents soumis. Un permis de conduire était-il réellement un permis de conduire ? Ce document était-il encore valide et lisible ? Un certificat spécifique était-il le document correct ? De plus, ces documents étaient souvent stockés et classés de manière incorrecte. Aucune convention de nommage fixe n'était utilisée pour localiser facilement les documents. Donc, nous avons commencé à chercher une solution qui permettrait d'économiser beaucoup de temps à nos consultants et de nous assurer que nous disposions des documents corrects et d'un dossier complet pour tous les travailleurs temporaires dans notre système. La combinaison de CheckHub intégré à PratoFlex nous a offert la plateforme idéale à cet effet. Le fait que l'expérience utilisateur pour les consultants et, surtout, pour les travailleurs temporaires s'est améliorée de manière significative était également un développement très positif. Bien sûr, tout a commencé par la création de votre compte sur la plateforme CheckHub pour commencer. Comment avez-vous vécu le processus de préparation et de démarrage ? En tant que l'un des premiers clients de cette intégration avec ASAP, nous avons ouvert la voie. CheckHub a été l'une des premières intégrations développées en utilisant la nouvelle API de Prato. Nous avons fait un peu de travail pionnier dont d'autres clients bénéficient maintenant. Heureusement, la plateforme CheckHub était déjà en place, et la documentation de l'API et les normes étaient très bonnes et professionnelles, donc ce processus n'a pas pris trop de temps. Cependant, puisque l'intégration de l'API entre PratoFlex et CheckHub n'était pas encore disponible, nous avons dû fournir beaucoup d'informations pour définir le flux le plus efficace, déterminer les déclencheurs appropriés et spécifier où (et pendant combien de temps) certains documents devraient être conservés. Pour la configuration du compte lui-même, nous avons eu un appel de lancement avec vous de moins d'une heure pour discuter de la meilleure configuration pour nous. Ensuite, il était facile pour nous de vous envoyer les bons documents que nous utilisions, ainsi que les textes et autres informations pour la plateforme. Quelques jours plus tard, tout était prêt, et nous avons pu commencer les tests. S'il y a un problème ou un ajustement particulier nécessaire, comment vous et vos collègues vivez-vous le service client et le niveau de service ? Je ne pense pas qu'il y ait eu de réels problèmes jusqu'à aujourd'hui. Par exemple, à ma connaissance, il n'y a jamais eu d'interruption sur votre plateforme. Mes collègues me disent que les réponses sont très rapides lorsque des ajustements spécifiques sont nécessaires. La réponse vient généralement le même jour. Vous êtes très accessible, et les solutions sont livrées efficacement. La mise en place de l'intégration PratoFlex - CheckHub a été bien faite, et il est facile et flexible d'ajouter de nouvelles choses comme de nouveaux types de documents ou des formulaires que nous voulons gérer dans le même flux avec les travailleurs temporaires. Nos utilisateurs peuvent se connecter à votre plateforme pour apporter certaines modifications eux-mêmes. Et peut-être la question la plus importante à poser : quels sont les principaux avantages que vous avez pu réaliser aujourd'hui grâce à l'intégration PratoFlex - CheckHub ? Le résultat le plus mesurable est le gain de temps que nous avons maintenant lors des enregistrements. Il s'agit d'environ 60 %. Ainsi, nos consultants peuvent consacrer beaucoup plus de temps à l'appariement et au placement correct des candidats, ce qui rend nos clients plus satisfaits. De plus, nos dossiers sont beaucoup plus complets. Sans investir de temps ni d'efforts supplémentaires, nous disposons d'une archive numérique plus complète. Cela offre une grande tranquillité d'esprit en termes de conformité, et s'il y a jamais un audit pour vérifier si nous disposons de tous les documents corrects pour tous les candidats et si nous avons effectué les vérifications nécessaires. Dès le départ, les consultants sont très satisfaits du fait que toute la charge administrative de gestion des documents a été supprimée. De plus, la transition s'est déroulée très facilement. Peu d'ajustements ont été nécessaires, et les consultants ont pu continuer à travailler de manière transparente depuis PratoFlex. La seule tâche manuelle qu'ils doivent faire maintenant est de cocher une case à côté des documents requis, et à partir de là, le processus est entièrement automatique. À la fin de ce processus, les documents corrects avec les bons noms se trouvent dans les dossiers appropriés de PratoFlex. Une idée d'amélioration est que bien que tout soit désormais dans PratoFlex, nous n'avons pas une vue d'ensemble (comme un tableau de bord) des documents demandés à quel moment. Dans l'intégration que nous avons réalisée avec CheckHub via notre ATS (oui, nous sommes effectivement allés plus loin et avons intégré CheckHub avec notre ATS pour maximiser l'efficacité), il y a, par exemple, un tel tableau de bord intégré, permettant aux consultants de voir ce qui a été demandé et fourni en un coup d'œil. Une chose que je tiens absolument à mentionner, c'est que la possibilité de valider automatiquement les documents via la plateforme CheckHub est l'un des éléments les plus importants qui nous permet d'atteindre l'efficacité et les économies de temps dont nous avons parlé précédemment. Le fait que nous soyons maintenant certains qu'un certificat, un permis de conduire, une carte d'identité soumis... sont bien les documents corrects, valides et lisibles simplifie grandement le processus pour le consultant. De plus, notre qualité de données s'est considérablement améliorée, et nous sommes également dans une bien meilleure position juridique car nos dossiers sont désormais complets (en temps opportun).
"CheckHub permet de soulager la charge administrative de nos employés, en particulier avec les jeunes clients."
"Avec ASAP HR Group, nous recherchions une solution qui permettrait d'économiser beaucoup de temps à nos consultants et de nous assurer que nous disposions des bons documents et d'un dossier complet dans notre système pour tous les travailleurs temporaires. La combinaison de CheckHub intégré à PratoFlex nous a fourni la plate-forme idéale pour cela. Le fait que, en outre, l'expérience utilisateur pour les consultants, mais aussi et surtout pour les travailleurs temporaires eux-mêmes, ait fait un grand pas en avant, a été un développement très positif."
"Nous devons dire que grâce à l'intégration de CheckHub dans PratoFlex, même sur cette période relativement courte, nous avons constaté une évolution très positive. Là où nous perdions beaucoup de temps auparavant, voire oublions de suivre les dossiers, c'est maintenant un processus qui s'exécute automatiquement et ne nécessite que peu ou pas d'intervention manuelle. En plus des économies de temps, il est également beaucoup plus facile pour un travailleur temporaire de le faire chez lui via un smartphone ou un ordinateur, et il peut télécharger ou compléter tous les documents en une seule action."
"Avec plus d'un million de documents par an, nous pouvons affirmer que la gestion des documents est un processus critique pour notre organisation. Grâce à CheckHub, nous avons pu obtenir d'énormes résultats en termes d'économies de coûts et de temps. Les économies de temps s'élèvent à 50 % par an, soit de 0,5 à 2 heures par semaine et par consultant. Plus de temps, moins de dépenses, de coûts et d'erreurs humaines. Un excellent résultat."
Le client est l'une des plus grandes sociétés de travail temporaire en Europe. La société, dans sa filiale belge, traite environ 1 million de documents par an. Les documents concernés comprennent : les cartes d'identité, les curriculum vitae, les diplômes, les permis de conduire, entre autres. CheckHub automatise désormais avec succès le processus de collecte et de validation de ces documents auprès des candidats. Les économies de temps dans le service administratif (30 ETP) de cette entreprise sont estimées à 60 %. Cela équivaut à une économie de coûts moyenne de 900 000 € par an. Défis : L'organisation était confrontée à une multitude de tâches manuelles. Parmi les exemples figurent la demande, la validation et le traitement des documents des candidats (potentiels). Des tâches intensives ouvertes aux erreurs humaines, que ce soit du côté de l'organisation ou du côté du candidat. À long terme, cette organisation souffrait de son propre succès. Avec une base de données croissante d'offres d'emploi et de candidats potentiels, la paperasserie et les efforts nécessaires augmentaient également. Solution : Le client a compris qu'une transformation numérique était absolument nécessaire. La numérisation et l'automatisation de tous les processus liés à la gestion et au traitement des documents pour en tirer profit. Ce client a choisi d'automatiser ces tâches grâce à une intégration complète via le service de messagerie SQS. L'intégration dans leur interface de gestion des documents a entraîné l'automatisation des tâches suivantes : - Un portail personnalisé pour les candidats, accessible depuis tous les appareils. - Envoi de rappels par SMS et par e-mail aux candidats. - Pas d'application à télécharger, pas de connexion, pas de mot de passe. Un lien magique facile et sécurisé pour les candidats. - Validation automatisée des documents. - Restrictions automatisées sur le type de MIME lors du téléchargement. - Conversion automatisée à partir de différents types de MIME en documents PDF. - Fusion des documents recto et verso en un seul fichier. - Renommage des documents selon une nomenclature interne. - Tous les documents sont renvoyés en temps réel aux serveurs de notre client. - Intégration complète de CheckHub dans leur interface frontale. Résultats : Avec CheckHub facilitant la solution pour automatiser complètement le traitement des documents, cela a conduit aux résultats suivants : - Temps d'intégration : 1,5 mois. - L'intégration a entraîné une réduction du temps passé sur les tâches administratives de 60 %. - Le temps total passé sur les tâches administratives avant la mise en œuvre de la technologie CheckHub était estimé à l'équivalent de 18 ETP. - Le coût moyen d'un ETP identifié est de 50 000 €. - Les économies de coûts s'élèvent à 900 000 € par an.
Les hôpitaux sont un peu comme de petites villes. En plus de leur personnel médical, ils ont leur propre administration, service des ressources humaines, techniciens, personnel de cuisine, service de nettoyage et personnel d'entretien. Pour l'un des plus grands hôpitaux d'Anvers, cela signifie qu'ils ont entre 4 000 et 5 000 collaborateurs à gérer. Cela génère un flux important d'employés entrant et quittant l'hôpital, ce qui constitue un lourd fardeau pour le service des ressources humaines de l'hôpital. En cherchant comment se débarrasser de la signature des contrats de travail en format papier par leur PDG, leur directeur des ressources humaines et enfin le candidat, ils ont découvert la plateforme CheckHub. CheckHub les a aidés à mettre en place un processus simple et efficace pour recueillir les signatures de manière numérique, de manière très conviviale pour les utilisateurs. La seule étape manuelle restante est l'importation d'un fichier Excel contenant les données des nouveaux employés (un fichier qu'ils conservaient de toute façon). Après l'importation, le processus est entièrement automatisé et numérique. Le nouveau processus numérique a été mis en place et introduit en quelques semaines seulement. Parce qu'ils ont rapidement vu les avantages et la facilité de la plateforme CheckHub, l'hôpital a décidé d'ajouter d'autres documents et formulaires qu'ils échangeaient avec leur personnel à ce flux numérique. Il s'agit de formulaires liés aux moyens de transport pour se rendre au travail, à la fiscalité, à la réglementation du travail, au travail à temps partiel, mais aussi de listes de contrôle, de déclarations, etc. Ils ont également décidé d'ajouter d'autres groupes cibles tels que les indépendants, les étudiants et les médecins en formation (Artsen in Opleiding - ASO). Pour les ASO, ils ont ajouté une personne supplémentaire qui doit signer le contrat. Cela a accéléré le processus de constitution du dossier de plusieurs semaines. En moins de 6 mois, ils ont échangé en moyenne 12 documents avec près de 500 nouveaux employés et étudiants via la plateforme CheckHub. Les gains de temps et d'efficacité sont substantiels. L'hôpital économise désormais environ 75 % du temps normalement consacré à l'administration des documents pour le personnel nouvellement embauché. De plus, ils ont pu se débarrasser du grand dossier papier contenant les contrats qui devaient être traités manuellement d'abord par le PDG, puis par le directeur des ressources humaines et enfin par le nouvel employé.
"Les hôpitaux sont un peu comme de petites villes. En plus de leur personnel médical, ils ont leur propre administration, service des ressources humaines, techniciens, personnel de cuisine, service de nettoyage et personnel d'entretien. Pour l'un des plus grands hôpitaux d'Anvers, cela signifie qu'ils ont entre 4 000 et 5 000 collaborateurs à gérer. Cela génère un flux important d'employés entrant et quittant l'hôpital, ce qui constitue un lourd fardeau pour le service des ressources humaines de l'hôpital. En cherchant comment se débarrasser de la signature des contrats de travail en format papier par leur PDG, leur directeur des ressources humaines et enfin le candidat, ils ont découvert la plateforme CheckHub. CheckHub les a aidés à mettre en place un processus simple et efficace pour recueillir les signatures de manière numérique, de manière très conviviale pour les utilisateurs. La seule étape manuelle restante est l'importation d'un fichier Excel contenant les données des nouveaux employés (un fichier qu'ils conservaient de toute façon). Après l'importation, le processus est entièrement automatisé et numérique. Le nouveau processus numérique a été mis en place et introduit en quelques semaines seulement. Parce qu'ils ont rapidement vu les avantages et la facilité de la plateforme CheckHub, l'hôpital a décidé d'ajouter d'autres documents et formulaires qu'ils échangeaient avec leur personnel à ce flux numérique. Il s'agit de formulaires liés aux moyens de transport pour se rendre au travail, à la fiscalité, à la réglementation du travail, au travail à temps partiel, mais aussi de listes de contrôle, de déclarations, etc. Ils ont également décidé d'ajouter d'autres groupes cibles tels que les indépendants, les étudiants et les médecins en formation (Artsen in Opleiding - ASO). Pour les ASO, ils ont ajouté une personne supplémentaire qui doit signer le contrat. Cela a accéléré le processus de constitution du dossier de plusieurs semaines. En moins de 6 mois, ils ont échangé en moyenne 12 documents avec près de 500 nouveaux employés et étudiants via la plateforme CheckHub. Les gains de temps et d'efficacité sont substantiels. L'hôpital économise désormais environ 75 % du temps normalement consacré à l'administration des documents pour le personnel nouvellement embauché. De plus, ils ont pu se débarrasser du grand dossier papier contenant les contrats qui devaient être traités manuellement d'abord par le PDG, puis par le directeur des ressources humaines et enfin par le nouvel employé."