Klantverhaal
Hoe CheckHub het HR-administratieproces oplost bij een groot ziekenhuis in Antwerpen
Om als HR-dienst de stap te zetten naar paperless werken was een tool om contracten te tekenen onontbeerlijk. Maar checkhub doet meer. Alle documenten die tijdens de onboarding moeten gelezen, ondertekend of bezorgd worden, worden met enkele muisklikken aan de toekomstige medewerker bezorgd.
Koen Van Gijsel – HR Projectmanager UZA
Over de klant
UZA (Universitair Ziekenhuis Antwerpen) is een van de grootste ziekenhuizen in de regio Antwerpen. Naast medisch en paramedisch personeel beschikt het ziekenhuis ook over administratieve, technische, logistieke en ondersteunende teams.
Met tussen de 4.000 en 5.000 medewerkers kent UZA een constante instroom en uitstroom van personeel. Deze dynamiek vormt een belangrijke administratieve uitdaging voor de HR-afdeling, die dagelijks een groot volume aan contracten, formulieren en documenten moet verwerken.
De uitdaging
Voor de implementatie van CheckHub werd UZA geconfronteerd met verschillende belangrijke beperkingen:
- Papieren ondertekening van arbeidsovereenkomsten
- Lange goedkeuringsflow (CEO → HR-directeur → medewerker)
- Hoge administratieve werklast door manuele verwerking
De HR-afdeling ging op zoek naar een oplossing om deze processen te digitaliseren en te automatiseren, zonder in te boeten op eenvoud en veiligheid.
De CheckHub oplossing
CheckHub werd geïmplementeerd om het ondertekeningsproces van contracten te digitaliseren en het documentbeheer rond onboarding te automatiseren.
De enige resterende manuele stap is het importeren van een Excel-bestand met de gegevens van nieuwe medewerkers (een bestand dat intern reeds werd gebruikt). Na import verloopt de volledige flow automatisch en worden handtekeningen digitaal verzameld in een beveiligde omgeving.
Na snel overtuigd te zijn van het gebruiksgemak en de efficiëntie van het platform, breidde UZA het gebruik uit naar andere HR-documenten en formulieren: woon-werkverkeer, fiscaliteit, arbeidsreglement, deeltijdwerk, checklists, verklaringen, enz.
Het platform werd bovendien uitgerold voor verschillende profielen: zelfstandigen, studenten en artsen in opleiding (ASO). Voor ASO werd een extra ondertekenaar toegevoegd aan het contractproces.
Bereikte resultaten
In minder dan zes maanden:
- Bijna 500 nieuwe medewerkers en studenten geonboard via CheckHub
- Gemiddeld 12 documenten per persoon uitgewisseld via het platform
Het ziekenhuis bespaart vandaag ongeveer 75% van de tijd die voordien werd besteed aan de documentadministratie van nieuwe medewerkers.
De HR-afdeling beschikt nu over een sneller, gestructureerder en volledig digitaal proces.