Hoe CheckHub het HR-administratieproces oplost bij een groot ziekenhuis in Antwerpen

Ziekenhuizen lijken enigszins op kleine steden. Naast hun medische staf hebben ze ook hun eigen administratie, HR-afdeling, technici, keukenpersoneel, schoonmaakdienst en onderhoudspersoneel. Voor een van de grotere ziekenhuizen in Antwerpen betekent dit dat ze te maken hebben met tussen de 4.000 en 5.000 medewerkers. Dit zorgt voor een grote instroom en uitstroom van medewerkers, wat een zware last legt op de HR-afdeling van het ziekenhuis.

Terwijl ze zochten naar een manier om af te stappen van het ondertekenen van de papieren arbeidsovereenkomsten door hun CEO, hun HR-directeur en uiteindelijk de kandidaat, kwamen ze het CheckHub-platform tegen.

CheckHub hielp hen een eenvoudig en efficiënt proces op te zetten om de handtekeningen op een zeer gebruiksvriendelijke digitale manier te verzamelen. De enige resterende handmatige stap is het importeren van een Excel-bestand met de gegevens van de nieuwe medewerkers (een bestand dat ze hoe dan ook bijhielden). Na de import is het proces volledig geautomatiseerd en digitaal. Het nieuwe digitale proces werd in slechts enkele weken opgezet en geïntroduceerd.

Omdat ze snel de voordelen en het gemak van het CheckHub-platform zagen, besloot het ziekenhuis ook andere documenten en formulieren die ze uitwisselden met hun personeel aan deze digitale stroom toe te voegen. Denk aan formulieren met betrekking tot het woon-werkverkeer, belastingen, arbeidsreglement, deeltijdwerk, maar ook checklists, verklaringen, enz.

Ze besloten ook andere doelgroepen toe te voegen, zoals zelfstandigen, studenten en arts-assistenten in opleiding (Artsen in Opleiding – ASO). Voor ASO voegden ze een extra persoon toe die het contract moest ondertekenen. Hierdoor werd de tijd voor het afronden van het dossier met weken verkort.

In minder dan 6 maanden hebben ze gemiddeld 12 documenten uitgewisseld met bijna 500 nieuwe medewerkers en studenten via het CheckHub-platform. De tijds- en efficiëntiewinst is aanzienlijk. Het ziekenhuis bespaart nu ongeveer 75% van de tijd die normaal gesproken wordt besteed aan de documentenadministratie van nieuw personeel. Bovendien waren ze in staat om af te komen van de grote papieren map met contracten die eerst handmatig door de CEO, vervolgens door de HR-directeur en ten slotte door de nieuwe medewerker moest worden behandeld.