Europaziekhuizen is een ziekenhuisgroep bestaande uit drie klinieken op drie verschillende locaties. Telkens wanneer een nieuwe arts of assistent de klinieken betreedt, moeten er tal van documenten worden verzameld, ingevuld en ondertekend. Dit legde een enorme administratieve en tijdrovende last op onze HR-medewerkers. Door gebruik te maken van de online versie van CheckHub was er geen behoefte aan IT-integraties aan de kant van de klant. Het secretariaat van de klinieken kon daarom de oplossing al de dag na het aangaan van een CheckHub-overeenkomst gebruiken. De tijd die aan deze administratieve taken werd besteed, werd met 80% verminderd.
Testimonial
ASAP HR Group was een van de eerste uitzendbedrijven die aan het begin van 2021 de integratie van PratoFlex - CheckHub heeft aangenomen. Het is met veel plezier dat Joeri Schutters, IT-manager bij ASAP HR Group, zijn ervaring en perspectief over deze oplossing wil delen. Hallo Joeri! Waarom zocht je eigenlijk naar een platform om documenten digitaal te verzamelen? Voordat we bij jullie kwamen, hadden we een situatie waarin formulieren zoals intentieverklaringen en registratieformulieren nog steeds op papier werden afgedrukt en ingevuld. Deze werden vervolgens gescand door de consultant en via e-mail naar de mailbox van de consultant gestuurd. Daarna moesten deze documenten nog handmatig in PratoFlex worden opgeslagen. Een consultant besteedde ongeveer tien minuten aan elk document, wat veel heen en weer lopen tussen printers en scanners met zich meebracht. Bovendien vroegen we ook veel andere documenten van onze uitzendkrachten, zoals bepaalde certificaten, identificatiedocumenten en andere attesten. Hetzelfde tijdrovende handmatige papieren proces was hier ook van toepassing. Bovendien hadden we absoluut geen controle over de kwaliteit van de ingediende documenten. Was een rijbewijs inderdaad een rijbewijs? Was dit document nog geldig en leesbaar? Was een specifiek certificaat het juiste document? Bovendien werden deze documenten vaak verkeerd opgeslagen en geclassificeerd. Er werd geen vaste naamgevingsconventie gebruikt om documenten eenvoudig te kunnen vinden. Daarom begonnen we op zoek te gaan naar een oplossing die onze consultants veel tijd zou besparen en ons meer zekerheid zou bieden dat we de juiste documenten en een compleet dossier voor alle uitzendkrachten in ons systeem hadden. De combinatie van CheckHub geïntegreerd met PratoFlex bood ons het ideale platform hiervoor. Het feit dat de gebruikerservaring voor zowel consultants als vooral uitzendkrachten aanzienlijk verbeterde, was ook een zeer positieve ontwikkeling. Natuurlijk begon het allemaal met het opzetten van je account op het CheckHub-platform om aan de slag te gaan. Hoe heb je het voorbereidings- en opstartproces ervaren? Als een van de eerste klanten voor deze integratie met ASAP hebben we de weg geëffend. CheckHub was een van de eerste integraties die gebruikmaakte van de nieuwe API bij Prato. We hebben pionierswerk verricht waar andere klanten nu van profiteren. Gelukkig was het CheckHub-platform al operationeel en waren de API-documentatie en standaarden erg goed en professioneel, dus dit proces kostte niet te veel tijd. Omdat de API-integratie tussen PratoFlex en CheckHub echter nog niet beschikbaar was, moesten we veel input leveren om de meest efficiënte stroom te schetsen, de juiste triggers te bepalen en specificeren waar (en voor hoe lang) bepaalde documenten bewaard moesten blijven. Voor de opzet van het account zelf hadden we een aftrapgesprek met jou van minder dan een uur om de beste opzet voor ons te bespreken. Daarna was het voor ons eenvoudig om je de juiste documenten die we gebruikten te sturen, samen met de teksten en andere informatie voor het platform. Een paar dagen later was alles klaar en konden we beginnen met testen. Als er een probleem is of een specifieke aanpassing nodig is, hoe ervaren jij en je collega's de klantenservice en het serviceniveau? Ik denk niet dat er tot nu toe echte problemen zijn geweest. Bijvoorbeeld, voor zover ik weet, is er nooit downtime geweest op je platform. Mijn collega's vertellen me dat reacties zeer snel zijn wanneer een specifieke aanpassing nodig is. De reactie komt meestal op dezelfde dag. Je bent zeer toegankelijk en oplossingen worden efficiënt geleverd. De opzet van de PratoFlex - CheckHub-integratie is goed gedaan, en het is eenvoudig en flexibel om nieuwe zaken toe te voegen, zoals nieuwe documenttypen of formulieren die we in dezelfde stroom met de uitzendkrachten willen afhandelen. Onze gebruikers kunnen inloggen op je platform om bepaalde wijzigingen zelf aan te brengen. En misschien wel de belangrijkste vraag om te stellen: wat zijn de belangrijkste voordelen die je tot nu toe hebt kunnen behalen dankzij de PratoFlex - CheckHub-integratie? Het meest meetbare resultaat is de tijdsbesparing die we nu hebben tijdens registraties. Dit is ongeveer 60%. Hierdoor kunnen onze consultants veel meer tijd besteden aan het correct matchen en plaatsen van kandidaten, waardoor onze klanten tevredener zijn. Bovendien zijn onze dossiers veel completer. Zonder extra tijd of moeite te investeren, hebben we een veel completer digitaal archief. Dit geeft veel zekerheid op het gebied van naleving, en als er bijvoorbeeld ooit een controle is om te controleren of we alle juiste documenten voor alle kandidaten hebben en de nodige controles hebben uitgevoerd, dan zijn we daar nu (tijdig) compleet in. Vanaf het begin zijn de consultants erg blij dat de hele administratieve last van het afhandelen van documenten van hen is weggenomen. Bovendien verliep de overgang zeer soepel. Er was weinig aanpassing nodig, en de consultants konden naadloos blijven werken vanuit PratoFlex. De enige handmatige taak die ze nu moeten uitvoeren, is het aanvinken van een vakje naast de vereiste documenten, en vanaf daar is het proces volledig automatisch. Aan het einde van dit proces bevinden de juiste documenten met de juiste namen zich in de juiste mappen in PratoFlex. Een idee ter verbetering is dat hoewel alles nu in PratoFlex staat, we geen overzicht (zoals een dashboard) hebben van welke documenten op welk moment zijn aangevraagd. In de integratie die we met CheckHub hebben gemaakt via ons ATS (ja, we zijn inderdaad nog een stap verder gegaan en hebben CheckHub geïntegreerd met ons ATS om de efficiëntie te maximaliseren), is bijvoorbeeld een dergelijk dashboard ingebouwd, waardoor consultants in één oogopslag kunnen zien wat is aangevraagd en geleverd. Eén ding dat ik zeker wil noemen, is dat de mogelijkheid om documenten automatisch te valideren via het CheckHub-platform een van de belangrijkste elementen is waarmee we de efficiëntie en tijdsbesparingen hebben kunnen realiseren waar we het eerder over hadden. Het feit dat we nu zeker weten dat een ingediend certificaat, rijbewijs, identiteitskaart... inderdaad het juiste, geldige en leesbare document is, maakt het proces veel gemakkelijker voor de consultant. Bovendien is onze gegevenskwaliteit sterk verbeterd, en we bevinden ons nu ook in een veel betere juridische positie omdat onze dossiers nu (tijdig) compleet zijn.
Het kantoor heeft 15 medewerkers en is werkzaam als notariskantoor. De medewerkers belast met de administratie worden dagelijks geconfronteerd met het handmatig verwerken van veel documenten. Ze moeten documenten verzamelen en valideren, zoals identiteitskaarten, akten, verklaringen van erfrecht, bankafschriften, huwelijkscontracten, erfpachtcontracten, verzekeringscontracten, etc. Gemiddeld handelen ze 200 documenten per dag af. Uitdagingen: De organisatie werd geconfronteerd met een groot aantal handmatige taken, voornamelijk met een afhankelijkheid van de cliëntzijde. De meeste gevallen vereisen aanzienlijke inspanningen van de cliënt. Dit kan betekenen dat de cliënt bepaalde formulieren moet invullen en/of specifieke documenten moet verstrekken, zoals een identiteitsbewijs. Het beheren van dit proces (aanvragen, verwerken, verifiëren van documenten, enz.) vergt veel tijd van de betrokken personen. Andere voorbeelden van taken die medewerkers bezighouden zijn onder andere: Het verzenden van e-mails naar personen om documenten op te vragen voordat een dossier wordt geopend voor nalatenschap, de verkoop van een woning, een echtscheiding, enz. Telefoongesprekken voeren om personen eraan te herinneren actie te ondernemen en de gevraagde documenten en informatie te leveren. Het verzamelen van documenten via e-mails, maar ook via de post of persoonlijke bezorging door cliënten. Het openen van die documenten (e-mails + pdf-bijlagen of papieren fotokopieën via de post). Controleren van de geldigheid van het type documenten. Het omzetten van niet-pdf-documenten naar pdf-documenten. Het samenvoegen van afzonderlijke bestanden tot één enkel document (bijv. 4 aparte pagina's van 1 trouwcontract). Het hernoemen van de documenten volgens de interne naamgeving (bijv. documenttype_notaris_datum_klantnaam.pdf). Oplossing: Het notariskantoor maakt nu gebruik van het online CheckHub-platform. Van daaruit worden alle benodigde documenten op digitale en geautomatiseerde wijze verzameld en verwerkt. Alle handmatige taken worden geëlimineerd of tot een absoluut minimum beperkt. Het notariskantoor kan de tijd die nodig is om een dossier af te ronden verminderen en bespaart tot 50% van de tijd die wordt besteed aan administratieve taken. Bovendien wordt de ervaring van de klanten ook verbeterd. Resultaten: Met CheckHub wordt de oplossing geboden voor volledig geautomatiseerde verwerking van documenten, wat leidt tot de volgende resultaten: Een totale tijdsbesparing van 50%. Alle verzoeken voor documenten worden geautomatiseerd per e-mail en sms. Alle herinneringen worden geautomatiseerd per sms en e-mails. Geautomatiseerde validatie van de documenten. Alle documenten zijn beschikbaar en beveiligd via het platform van CheckHub.
« Met een paar klikken konden we de intenties van onze werknemers om deel te nemen aan de staking registeren en de geplande werkuren voor de dag van de staking verzamelen. Dit was een zeer waardevolle tijdsbesparing. »
Europaziekenhuizen is een ziekenhuisgroep bestaande uit drie klinieken op drie verschillende locaties. Alle klinieken hebben in totaal 2.500 werknemers. Voortdurend worden er nieuwe artsen en assistenten ingezet om hun diensten binnen de instelling uit te voeren. Een behoorlijke administratieve uitdaging. De uitdagingen Elke keer dat een nieuwe arts of assistent een contractuele overeenkomst aangaat met de klinieken, moeten zij verschillende documenten aanvragen. De voorbeelden van documenten zijn als volgt: Diploma Geneeskunde Visum Diploma Geneeskunde Diploma van specialisatie Goedkeuring om de titel van specialisatie te dragen INAMI-certificaat met voorlopig of definitief INAMI-nummer Registratie bij de Orde van Geneesheren Identiteitskaart, Strafblad Foto voor legitimatiebewijs Bewijs van accreditatie (INAMI) Professioneel bedrijfsstatuut Daarnaast moeten klinieken ook een reeks gegevens verzamelen via informatieformulieren van artsen en assistenten. Voorbeelden van verzamelde gegevens zijn onder andere: bankrekeningnummer, mobiel telefoonnummer, taal, accreditatiegegevens, wederzijdse verzekeringsovereenkomst, tariefperiodes, startdatum van de activiteit, bedrijfsnummer, enzovoort. Dit komt neer op bijna 10 uur werk per week. De ziekenhuisgroep moet daarom al deze informatie handmatig verzamelen en verwerken, via zijn secretariaat, dat bestaat uit 3 fulltime medewerkers. Dit komt neer op bijna 10 uur werk per week. De oplossing Europaziekenhuizen automatiseren nu deze repetitieve en overvloedige taken met behulp van CheckHub. De keuze is gemaakt om de online platform "SaaS" (Software-as-a-Service) te gebruiken. Om te beginnen, maakt de secretaris nieuwe profielen aan door de namen, voornamen, e-mailadressen en telefoonnummers van artsen en assistenten toe te voegen. Vervolgens worden geautomatiseerde formulieren naar de betrokken personen gestuurd om alle benodigde informatie met betrekking tot hun start in dienst te verzamelen. Dit varieert van accreditatie- en onderlinge overeenkomstgegevens tot de benodigde maat voor de werkjas. Samen met het indienen van formulieren worden de benodigde documenten verzameld en worden geautomatiseerde herinneringen per e-mail en sms verzonden totdat het bestand compleet is. Om documenten en voltooide formulieren te verzenden, krijgt de arts of assistent toegang tot een beveiligd individueel profiel, dat met slechts één klik kan worden geopend. Er is inderdaad geen applicatie om te downloaden, geen gebruikersnaam of wachtwoord om in te vullen. Alles gebeurt via een veilige link voor één persoon die via sms en e-mail wordt ontvangen. Elke keer dat een document wordt geüpload door de nieuwe deelnemer, wordt het gevalideerd door optische scanning en wordt de documentinformatie gestructureerd geverifieerd en geëxtraheerd. Wanneer het bestand compleet is, worden de documenten automatisch geconverteerd naar PDF en hernoemd volgens de geldende benoemingsregels bij Clinics of Europe. De uit de documenten en formulieren geëxtraheerde informatie is beschikbaar in een Excel-bestand dat vervolgens binnen de ziekenhuisgroep kan worden gebruikt voor andere doeleinden, zoals het maken van een badge waarmee toegang tot gebouwen mogelijk wordt gemaakt. De tijd die wordt besteed aan deze administratieve taken werd verminderd met 80%. Door gebruik te maken van de online versie van CheckHub was er geen behoefte aan IT-integraties aan de kant van de klant. Het secretariaat van de klinieken kon daarom de dag na registratie op onze site al gebruikmaken van de oplossing. De tijd die besteed werd aan deze administratieve taken werd met 80% verminderd.
« Met meer dan 1 miljoen documenten per jaar, kunnen we wel stellen dat het organiseren van documenten van uitzendkrachten en medewerkers een zeer belangrijk proces is voor onze organisatie. Met dank aan CheckHub hebben we enorme resultaten geboekt op het gebied van kosten- en tijdbesparing. Het tijdbesparen staat gelijk aan 50% per jaar of vanaf 0,5 tot 2 uur besteed per consultant per week. Meer tijd, minder uitgaves, kosten en menselijke fouten. Een geweldig resultaat. »