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Cas concret

CHIREC : Fluidifier le processus de recrutement dans un groupe hospitalier complexe grâce à CheckHub

“CheckHub a transformé notre manière de recruter. Tous les acteurs, des RH aux candidats en passant par les services payroll, gagnent en temps, en confort, et en visibilité. C’est une solution modulable, fiable, et parfaitement adaptée au fonctionnement d’un grand hôpital comme le nôtre.” –

Marco Dusanic – DRH CHIREC

Présentation du client

Le CHIREC (Centre Hospitalier Interrégional Edith Cavell) est un des plus grands groupes hospitaliers privés en Belgique. Il regroupe :

  • 3 sites hospitaliers : Hôpital Delta (500 lits), Clinique Ste-Anne St-Remi (300 lits) et Hôpital de Braine-l’Alleud – Waterloo (300 lits)
  • 2 centres médico-chirurgicaux de jour
  • 4 polycliniques réparties à Bruxelles et en périphérie

Fort de son engagement pour une médecine de qualité alliée à une approche humaine et personnalisée, le CHIREC fait face à un défi constant : attirer, recruter et intégrer rapidement du personnel médical et paramédical qualifié, dans un cadre réglementaire exigeant et un environnement opérationnel complexe.

Le défi

Avant l’implémentation de CheckHub, les équipes du CHIREC faisaient face à plusieurs points de friction majeurs :

  • Temps considérable alloué à la collecte manuelle de documents
  • Manque de visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des dossiers candidats
  • Multiplicité des intervenants (RH, recruteurs, payroll, secrétariat, …) avec peu de coordination fluide
  • Utilisation importante de papier, incompatible avec les objectifs RSE de l’hôpital
  • Risque d’erreurs humaines dans la saisie et le traitement des documents

Le besoin d’un outil sécurisé, centralisé, multicanal et intuitif s’est donc imposé.

La solution CheckHub

CheckHub a été mis en place dans le cadre du processus de recrutement pour automatiser la collecte de documents, la création des contrats et le suivi des dossiers.

Pourquoi CheckHub ?

  • Interface intuitive et accessible à distance (PC, mobile, tablette)
  • Suivi en temps réel du statut des dossiers
    • Archivage numérique centralisé
  • Solution alignée avec les engagements RSE du CHIREC (réduction papier)

Fonctionnalités clés utilisées

  • Automatisation de la collecte de documents administratifs et RH
  • Lecture optique des documents
  • Suivi des statuts de dossiers par toutes les parties (RH, payroll, recruteurs)
  • Archivage digitalisé des dossiers complets
  • Communication interservices simplifiée

Résultats obtenus

Côté recruteurs

  • 50 % de temps gagné sur la collecte documentaire
  • Autonomie accrue grâce à la traçabilité et l’accès à jour aux dossiers candidats
  • Meilleure communication entre départements (RH vs infirmier)
  • Processus de recrutement plus fluide, plus rapide, plus clair

Côté secrétariat RH & employés payroll

  • 40 % de temps gagné sur le temps alloué à la signature des contrats
  • Réduction des erreurs liées à la saisie manuelle
  • Accès direct aux données et à l’état des dossiers pour tous les intervenants
  • Archivage numérique complet : plus simple, plus rapide, plus fiable
  • Impact RSE tangible : réduction de 77 % de la consommation de papier dans le processus de recrutement
  • Image de modernité renforcée pour le département RH

Côté candidats

  • Taux de satisfaction : 3,9 / 5
  • Retour positif sur la simplicité d’usage
  • Appréciation de l’accessibilité en mobilité (smartphone, tablette, PC)