Comment CheckHub résout le processus d'administration des ressources humaines dans un grand hôpital d'Anvers

Les hôpitaux sont un peu comme de petites villes. En plus de leur personnel médical, ils ont leur propre administration, service des ressources humaines, techniciens, personnel de cuisine, service de nettoyage et personnel d’entretien. Pour l’un des plus grands hôpitaux d’Anvers, cela signifie qu’ils ont entre 4 000 et 5 000 collaborateurs à gérer. Cela génère un flux important d’employés entrant et quittant l’hôpital, ce qui constitue un lourd fardeau pour le service des ressources humaines de l’hôpital.

En cherchant comment se débarrasser de la signature des contrats de travail en format papier par leur PDG, leur directeur des ressources humaines et enfin le candidat, ils ont découvert la plateforme CheckHub.

CheckHub les a aidés à mettre en place un processus simple et efficace pour recueillir les signatures de manière numérique, de manière très conviviale pour les utilisateurs. La seule étape manuelle restante est l’importation d’un fichier Excel contenant les données des nouveaux employés (un fichier qu’ils conservaient de toute façon). Après l’importation, le processus est entièrement automatisé et numérique. Le nouveau processus numérique a été mis en place et introduit en quelques semaines seulement.

Parce qu’ils ont rapidement vu les avantages et la facilité de la plateforme CheckHub, l’hôpital a décidé d’ajouter d’autres documents et formulaires qu’ils échangeaient avec leur personnel à ce flux numérique. Il s’agit de formulaires liés aux moyens de transport pour se rendre au travail, à la fiscalité, à la réglementation du travail, au travail à temps partiel, mais aussi de listes de contrôle, de déclarations, etc.

Ils ont également décidé d’ajouter d’autres groupes cibles tels que les indépendants, les étudiants et les médecins en formation (Artsen in Opleiding – ASO). Pour les ASO, ils ont ajouté une personne supplémentaire qui doit signer le contrat. Cela a accéléré le processus de constitution du dossier de plusieurs semaines.

En moins de 6 mois, ils ont échangé en moyenne 12 documents avec près de 500 nouveaux employés et étudiants via la plateforme CheckHub. Les gains de temps et d’efficacité sont substantiels. L’hôpital économise désormais environ 75 % du temps normalement consacré à l’administration des documents pour le personnel nouvellement embauché. De plus, ils ont pu se débarrasser du grand dossier papier contenant les contrats qui devaient être traités manuellement d’abord par le PDG, puis par le directeur des ressources humaines et enfin par le nouvel employé.