Cas concret
Comment CheckHub résout le processus d'administration des ressources humaines dans un grand hôpital d'Anvers
Présentation du client
L’UZA (Universitair Ziekenhuis Antwerpen) est l’un des plus grands hôpitaux de la région d’Anvers. L’établissement regroupe non seulement du personnel médical et paramédical, mais aussi des équipes administratives, techniques, logistiques et de support.
Avec entre 4 000 et 5 000 collaborateurs, l’UZA gère un flux constant d’entrées et de sorties de personnel. Cette dynamique représente un défi administratif important pour le département des ressources humaines, confronté à un volume élevé de contrats, formulaires et documents à traiter.
Le défi
Avant l’implémentation de CheckHub, l’UZA faisait face à plusieurs contraintes majeures :
- Processus de signature des contrats en format papier
- Circuit de validation long (CEO → Directeur RH → collaborateur)
- Charge administrative importante liée au traitement manuel
Le département RH cherchait une solution pour digitaliser et automatiser ces processus, tout en conservant un fonctionnement simple et sécurisé.
La solution CheckHub
CheckHub a été implémenté afin de digitaliser le processus de signature des contrats et d’automatiser la gestion documentaire liée à l’onboarding.
La seule étape manuelle restante est l’importation d’un fichier Excel contenant les données des nouveaux collaborateurs (un fichier déjà utilisé en interne). Après l’importation, le flux est entièrement automatisé et les signatures sont collectées de manière digitale dans un environnement sécurisé.
Rapidement convaincu par la facilité d’utilisation et l’efficacité de la plateforme, l’UZA a élargi son utilisation à d’autres documents et formulaires RH : mobilité domicile-travail, fiscalité, règlement de travail, checklists, déclarations, etc.
La plateforme a également été déployée pour différents profils : indépendants, étudiants et médecins en formation (ASO). Pour les ASO, une personne supplémentaire doit signer le contrat.
Résultats obtenus
En moins de six mois :
- Près de 500 nouveaux collaborateurs et étudiants onboardés via CheckHub
- En moyenne 12 documents échangés par personne via la plateforme
L’hôpital économise environ 75 % du temps auparavant consacré à l’administration documentaire des nouveaux employés.
Le département RH dispose désormais d’un processus plus rapide, plus structuré et entièrement digitalisé.