Cas concret
60 % de gain de temps et un archivage numérique complet pour ASAP HR Group
Présentation du client
ASAP HR Group est un groupe de recrutement actif en Belgique, spécialisé dans le placement de travailleurs temporaires.
Début 2021, l’entreprise a été l’une des premières à adopter l’intégration PratoFlex – CheckHub. L’objectif : digitaliser la collecte documentaire, améliorer la qualité des dossiers et réduire la charge administrative des consultants.
Le défi
Avant d’adopter l’intégration PratoFlex – CheckHub, la collecte des documents reposait sur un processus largement manuel.
Les consultants devaient notamment :
- Imprimer des formulaires
- Les compléter avec les candidats
- Scanner les documents
- Les envoyer par e-mail
- Les stocker manuellement dans PratoFlex
En moyenne, cela représentait environ 10 minutes par document, avec de nombreux allers-retours entre imprimantes et scanners.
De plus, ASAP HR demandait de nombreux autres documents (certificats, pièces d’identité, permis de conduire, attestations diverses). Le même processus manuel s’appliquait, sans réel contrôle sur la validité, la lisibilité ou la conformité des documents.
L’absence de conventions de nommage rendait également l’archivage et la recherche complexes.
ASAP HR recherchait donc une solution permettant de gagner du temps, de garantir des dossiers complets et conformes, et de structurer son archivage numérique.
La solution CheckHub
L’intégration de CheckHub avec PratoFlex a permis d’automatiser la collecte et la validation des documents.
Aujourd’hui :
- Les consultants travaillent directement depuis PratoFlex
- La seule action manuelle consiste à cocher les documents requis
- Le reste du flux est entièrement automatisé
- Les documents sont automatiquement classés avec les bons noms dans les bons dossiers
La validation automatique des documents constitue un élément clé : certificats, permis, cartes d’identité sont vérifiés comme étant corrects, valides et lisibles.
Résultats obtenus
Grâce à l’intégration PratoFlex – CheckHub :
- 60 % de gain de temps lors des enregistrements
- Processus documentaire entièrement automatisé
- Dossiers complets et archivage numérique structuré
- Amélioration significative de la qualité des données et de la conformité
- Expérience utilisateur améliorée pour les consultants et les travailleurs temporaires
Les consultants ont été immédiatement soulagés de la charge administrative liée à la gestion des documents. Ils peuvent désormais consacrer davantage de temps au matching et au placement des candidats, contribuant directement à la satisfaction des clients.
ASAP HR met également en avant la rapidité et l’accessibilité du service CheckHub, avec des réponses généralement fournies le jour même en cas de demande d’ajustement.