Un investissement dans un flux de documents numériques qui se rentabilise en seulement un trimestre.

Il est probable que vous ayez également élaboré une feuille de route vous-même ou qu’il existe des projets au sein de votre entreprise visant à automatiser et à numériser davantage. Souvent, il s’agit de la manière dont vous gérez l’échange de documents avec les nouveaux candidats arrivants ainsi qu’avec les travailleurs temporaires déjà placés. Votre ambition est d’offrir à vos travailleurs temporaires un meilleur service et une meilleure expérience, d’une part, mais aussi de pouvoir travailler de manière plus efficace en interne. De plus, les règles de conformité de plus en plus strictes exigent que nous soyons toujours en ordre et que tous les travailleurs temporaires aient tous les documents nécessaires et que leur dossier soit complet à tout moment.

La pandémie en cours signifie inévitablement que l’objectif est d’éviter les contacts physiques et les déplacements lorsque cela n’est pas vraiment nécessaire. Nous travaillons déjà avec moins de consultants présents au bureau et nous préférons donc que le travailleur temporaire n’ait plus à venir pour remettre, remplir et signer des documents.

Ce qui précède est certainement également vrai pour les clients existants de CheckHub. Ce n’est que grâce à la plateforme CheckHub qu’ils disposent désormais d’une solution qui rend tout cela possible et qui décharge également de nombreuses tâches aux consultants, leur permettant ainsi de se concentrer sur d’autres éléments qui apportent une plus grande valeur ajoutée, comme la possibilité de placer efficacement davantage de candidats.

Vous pouvez envisager de développer votre propre outil numérique, car cela nécessite un certain investissement. Cependant, ce que nous observons chez les clients de CheckHub, c’est que les coûts d’investissement pour mettre en œuvre la plateforme CheckHub sont souvent récupérés après un ou deux trimestres.

Lors d’une récente preuve de concept (POC) que nous avons réalisée avec une agence de travail temporaire belge de taille moyenne, il est apparu qu’il était déjà possible de réaliser des économies de temps raisonnables pour les consultants, même sans intégration entre CheckHub et leur système de gestion. Les quatre heures par semaine qu’un consultant passait à collecter, valider, numériser, renommer des documents et à solliciter les candidats par e-mail et par téléphone pour tout remettre ont facilement été réduites à une demi-heure. Cela a été d’autant plus vrai lorsque les déclarations d’intention et les formulaires d’information étaient gérés de manière numérique. Immédiatement, plus de temps était disponible pour se concentrer sur le placement des candidats. Et le service juridique était également satisfait, car le pourcentage de dossiers entièrement en ordre a considérablement augmenté.

Après la POC, il a été décidé d’intégrer le système de gestion du client via une API avec la plateforme CheckHub. Cela signifiait que les consultants n’avaient pas à utiliser de nouveau système. Le système CheckHub recevait des informations via les connexions API du système de gestion existant du client, les documents étaient automatiquement collectés et traités, puis renvoyés au système existant via l’API.

En termes concrets, qu’est-ce que représente un investissement dans l’utilisation de la plateforme CheckHub ?

Nous avons effectué le calcul sur la base d’une estimation moyenne du temps passé de 15 minutes par nouvelle inscription. Il s’agit d’une estimation très prudente car de nombreux candidats impliquent plusieurs documents. Il peut s’agir de documents à fournir par le candidat, mais aussi de documents à compléter, à accepter et/ou à signer par le candidat. Nous pensons aux déclarations d’intention, aux formulaires d’information, aux fiches de poste, à certaines politiques ou à des documents de garantie. Dans cette dernière catégorie, le temps nécessaire pour obtenir tout correctement complété et signé peut être beaucoup plus long si cela se fait par la voie traditionnelle des e-mails, des numérisations et des pièces jointes.

Le client reçoit environ 50 000 nouvelles inscriptions par an. Si nous calculons ensuite les économies de coûts sur la base du coût horaire moyen d’un consultant en travail temporaire, nous arrivons à l’équivalent de près de 2 équivalents temps plein (ETP). Nous tenons compte du fait que les consultants passent toujours du temps sur ces documents, mais grâce à CheckHub, cela peut être fait avec 60 % de temps en moins. Cet investissement se rentabilise ici après six mois.

Et si, en plus des nouvelles inscriptions, nous incluons également les anciens candidats qui doivent être replacés ? Si nous incluons ce groupe, en tenant compte du fait que le temps actuel pour un candidat “ancien” est inférieur, moitié dans notre simulation, car certains documents sont déjà disponibles, nous arrivons à une période de récupération de trois mois. Autant dire qu’il s’agit d’une décision facile…