Cas concret
Comment l’Adie a fluidifié ses échanges RH et sécurisé la collecte documentaire avec CheckHub
Pour les responsables RH, c’est une révolution. Le fait que ce soit les collaborateurs qui déposent directement leurs documents plutôt que les responsables RH qui font toutes les démarches eux-mêmes. Cela change tout.
Naima Ait Mouh, Gestionnaire Paie et Administration du Personnel
Présentation du client
- Nom de l’entreprise : Adie (Association pour le droit à l’initiative économique)
- Secteur d’activité : Organisation civique et sociale
- Localisation : Paris, France
- Taille : Environ 1 000 salariés
L’Adie est une grande association française qui défend depuis 35 ans l’idée que chacun peut entreprendre. Elle finance et accompagne les créateurs d’entreprise pour construire une économie plus solidaire et inclusive. Société publique, elle est cofinancée par l’Union Européenne.
Le Contexte : une surcharge administrative RH
L’Adie faisait face à plusieurs défis majeurs liés à la gestion documentaire RH :
- Surcharge d’emails vers le service paie, avec de nombreux documents en pièces jointes.
- Lenteur de traitement : le service paie était noyé sous des centaines de mails, entraînant des retards.
- Non-conformité RGPD : les documents confidentiels étaient échangés par email, sans canal sécurisé.
Ces contraintes engendraient une forte frustration au sein des équipes RH, qui perdaient un temps précieux à :
- Répéter des actions manuelles,
- Convertir les fichiers,
- Renommer et déposer les documents sur le Google Drive interne.
Le manque d’automatisation allongeait le temps de traitement et pesait autant sur l’efficacité opérationnelle que sur le bien-être des équipes RH.
La Solution CheckHub
L’Adie a testé plusieurs outils au sein de différents départements avant d’adopter CheckHub, qui s’est imposée naturellement comme la solution la plus fluide et la plus simple à intégrer.
Dolly Haddad, Responsable Projets Informatiques :
« CheckHub a été adopté très rapidement par les utilisateurs. Malgré un public parfois peu à l’aise avec les outils numériques, la solution s’est révélée évidente. Nous craignions une phase d’implémentation complexe, mais tout s’est déroulé naturellement. »
Naima Ait Mouf, Gestionnaire Paie et Administration du Personnel
« La collecte simplifiée des documents, notamment pour les arrêts maladie, a été un vrai plus. La nomenclature automatisée des fichiers est aussi un gain de temps considérable. »
Résultats concrets
L’un des cas d’usage les plus transformateurs concerne la gestion des indemnités de transport. Avant CheckHub :
- Il fallait un mois pour réunir tous les justificatifs (d’achat des titres de transports, d’attestation d’assurances, de frais d’essence, etc)
- Les RH devaient imprimer chaque pièce et effectuer un contrôle manuel.
Désormais :
- La collecte est bouclée en une semaine.
- Les collaborateurs déposent eux-mêmes leurs justificatifs, déchargeant les RH des tâches fastidieuses.
Le gain de temps atteint 75 % sur certaines procédures.
Conclusion
En choisissant CheckHub, l’Adie a :
- Réduit la surcharge administrative,
- Gagné en sécurité et en conformité RGPD,
- Amélioré l’expérience de ses équipes RH.