Automatisation de la manipulation de documents pour les études notariales

Le client est une étude notarial comptant 15 employés. Les employés responsables de l’administration sont confrontés quotidiennement à la manipulation manuelle de nombreux documents. Ils doivent collecter et valider des documents tels que des cartes d’identité, des actes, des déclarations de succession, des extraits bancaires, des contrats de mariage, des baux emphytéotiques, des contrats d’assurance, etc. Ils traitent en moyenne 200 documents par jour.

Défis :
L’organisation était confrontée à une multitude de tâches manuelles, principalement avec une dépendance du côté du client. La plupart des cas exigent des efforts considérables de la part du client. Cela peut signifier que le client doit préremplir certains formulaires et/ou fournir des documents spécifiques tels qu’une pièce d’identité. La gestion de ce processus (demande, traitement, vérification des documents, etc.) consomme beaucoup de temps pour les personnes impliquées. D’autres tâches occupant le personnel comprennent notamment :

– Envoi d’e-mails à plusieurs personnes pour demander des documents avant d’ouvrir un dossier de succession, la vente d’un bien immobilier, un porce, etc.
– Passer des appels téléphoniques pour rappeler à différentes personnes de prendre des mesures et de livrer les documents et informations demandés.
– Collecte des documents via des e-mails, mais aussi via le courrier postal ou les clients qui livrent les documents en personne.
– Ouverture de ces documents (e-mails + pièces jointes en PDF ou photocopies papier envoyées par la poste).
– Vérification de la validité des types de documents.
– Conversion de documents non PDF en documents PDF.
– Fusion de fichiers séparés en un seul document (par exemple : 4 pages séparées d’un contrat de mariage).
– Renommer les documents selon la nomenclature interne (par exemple : typedoc_notaire_date_nomduclient.pdf).

Solution :
Ce client utilise désormais la plateforme en ligne CheckHub. À partir de là, tous les documents nécessaires sont collectés et traités de manière numérique et automatisée. Toutes les tâches manuelles sont éliminées ou réduites au strict minimum. L’étude notariale est en mesure de réduire le temps nécessaire pour finaliser un dossier et réalise des économies de temps allant jusqu’à 50 % sur les tâches administratives. De plus, l’expérience des clients s’améliore également.

Résultats :
Avec CheckHub facilitant la solution pour automatiser complètement le traitement des documents, cela a conduit aux résultats suivants :

– Un gain de temps total de 50 %.
– Toutes les demandes de documents sont automatisées par e-mail et SMS.
– Tous les rappels sont automatisés par SMS et e-mails.
– Validation automatisée des documents.
– Tous les documents sont disponibles et sécurisés via la plateforme CheckHub.