Les Cliniques de L'Europe

Les Cliniques d’Europe forment un groupe hospitalier composé de trois cliniques réparties sur trois sites différents. L’ensemble des cliniques emploie un total de 2 500 employés. En permanence, de nouveaux médecins et assistants sont recrutés pour exercer leurs fonctions au sein de l’établissement. Cela représente un véritable défi administratif.

Les Défis

Chaque fois qu’un nouveau médecin ou assistant conclut un contrat avec les cliniques, il doit fournir une multitude de documents différents. Voici quelques exemples de documents :

– Diplôme de médecine
– Visa du diplôme de médecine
– Diplôme de spécialisation
– Autorisation de porter le titre de spécialisation
– Certificat INAMI avec numéro INAMI provisoire ou définitif
– Inscription à l’Ordre des médecins
– Carte d’identité
– Casier judiciaire
– Photo pour le badge
– Preuve d’accréditation (INAMI)
– Statut de société professionnelle

De plus, les cliniques doivent également collecter une série de données grâce à des fiches d’information remplies par les médecins et les assistants. Voici quelques exemples de données collectées :

– Numéro de compte bancaire
– Numéro de téléphone portable
– Langue
– Données d’accréditation
– Convention d’assurance mutuelle
– Périodes de rémunération
– Date de début d’activité
– Numéro d’entreprise, etc.

Le groupe hospitalier doit donc collecter et traiter toutes ces informations manuellement, par le biais de son secrétariat composé de 3 employés à temps plein. Cela représente près de 10 heures de travail par semaine.

La solution

Les Cliniques d’Europe automatisent désormais ces tâches répétitives et abondantes grâce à CheckHub. Le choix a été fait d’utiliser la plateforme en ligne “SaaS” (Software-as-a-Service). Pour commencer, le secrétariat crée les nouveaux profils en ajoutant les noms, prénoms, adresses e-mail et numéros de téléphone des médecins et des assistants. Ensuite, des formulaires automatisés sont envoyés aux personnes concernées afin de collecter toutes les informations nécessaires relatives à leur entrée en service. Cela va des données d’accréditation et d’accord mutuel à la taille nécessaire pour la blouse de travail.

En plus de la soumission des formulaires, les documents nécessaires sont collectés et des rappels automatisés par e-mails et SMS sont envoyés jusqu’à ce que le dossier soit complet.

Pour envoyer des documents et des formulaires remplis, le médecin ou l’assistant a accès à un profil inpiduel sécurisé qui ne nécessite qu’un clic pour y accéder. En effet, il n’y a pas d’application à télécharger, pas de nom d’utilisateur ni de mot de passe à compléter. Tout se fait via un lien inpiduel sécurisé reçu par SMS et e-mail.

Chaque fois qu’un document est téléchargé par le nouvel arrivant, il est validé par une numérisation optique et les informations du document sont vérifiées et extraites de manière structurée. Lorsque le dossier est complet, les documents sont automatiquement convertis en PDF et renommés conformément aux règles de nomenclature en vigueur aux Cliniques d’Europe. Les informations extraites des documents et des formulaires sont disponibles dans un fichier Excel pouvant ensuite être utilisé à d’autres fins au sein du groupe hospitalier ; par exemple, pour créer le badge permettant l’accès aux bâtiments.

” Le temps consacré à ces tâches administratives a été réduit de 80 %. ” 

En utilisant la version en ligne de CheckHub, aucune intégration informatique n’était nécessaire du côté du client. Le secrétariat des Cliniques a donc pu utiliser la solution dès le lendemain de son inscription sur notre site. Le temps consacré à ces tâches administratives a été réduit de 80 %.