Logiciel de dématérialisation des documents : de la digitalisation à l’automatisation
Dématérialiser ses documents ne signifie pas forcément automatiser leur traitement. Un document reçu par e-mail peut encore devoir être téléchargé, vérifié, renommé ou encodé manuellement dans un autre système. Le document est numérique, mais le processus reste manuel.
Un logiciel de dématérialisation des documents permet justement de réduire ces étapes manuelles en facilitant la collecte, le traitement et la circulation des documents et des données.
Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des documents ?
Un logiciel de dématérialisation des documents permet de remplacer tout ou partie des échanges et traitements manuels de documents par des processus numériques.
Selon les besoins, cela peut concerner la collecte de documents, la saisie de données, les contrôles, les validations, les signatures ou encore l’envoi des informations vers d’autres outils.
L’objectif est simple : réduire les manipulations manuelles autour des documents et faciliter le suivi des dossiers.
De la dématérialisation à l’automatisation documentaire
La dématérialisation constitue une première étape, mais de nombreuses tâches manuelles peuvent subsister.
Prenons un exemple : un collaborateur reçoit un document par e-mail, vérifie manuellement qu’il est complet, copie certaines informations dans un logiciel métier puis classe le fichier. Le papier a disparu, mais pas les tâches administratives.
L’automatisation documentaire permet de prendre en charge tout ou partie de ces étapes : demander automatiquement les bons documents, effectuer des relances, extraire certaines données ou encore appliquer des règles de contrôle.
Dématérialisation, GED et automatisation documentaire : quelles différences ?
Ces trois notions sont proches, mais ne recouvrent pas exactement les mêmes besoins.
La dématérialisation documentaire désigne le passage de processus papier ou manuels vers un fonctionnement numérique.
La GED (Gestion Électronique des Documents) est principalement utilisée pour centraliser, organiser, retrouver et gérer des documents numériques.
L’automatisation documentaire va plus loin en permettant d’automatiser différentes actions réalisées autour des documents : collecte, extraction des données, contrôles, relances, validation, signature ou transmission vers les systèmes métier.
Une entreprise peut donc avoir dématérialisé ses documents sans avoir réellement automatisé ses processus documentaires.
Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel de dématérialisation ?
Tous les logiciels de dématérialisation ne répondent pas aux mêmes besoins. Avant de choisir un outil, il est donc utile d’identifier les tâches qui mobilisent encore du temps au quotidien.
Collecte de documents et de données
La collecte de documents est souvent un premier point à considérer. Pouvoir centraliser les demandes et adapter les informations demandées à chaque situation permet de limiter les échanges dispersés.
Extraction automatique des données
L’extraction automatique des données peut ensuite éviter de recopier manuellement les informations présentes dans les documents. Grâce à l’OCR, certaines données peuvent être extraites et structurées afin d’être directement exploitées.
Contrôles et validations automatiques
Certaines vérifications peuvent être automatisées selon des règles définies à l’avance : présence d’une information, cohérence des données, validité ou date d’expiration d’un document, par exemple.
Signature électronique
Intégrer la signature électronique directement au processus permet de faire signer les documents sans multiplier les outils et les échanges, tout en assurant le suivi des différentes étapes.
Vérification d’identité et détection de la fraude
Lorsque le processus l’exige, la vérification documentaire peut être complétée par des contrôles d’identité, comme l’analyse de l’authenticité du document, la comparaison faciale ou la détection du vivant.
Intégration avec les outils existants
Les documents et données collectés doivent pouvoir circuler vers les systèmes déjà utilisés par l’entreprise, comme un ATS, un SIRH, un CRM ou un autre logiciel métier. Les intégrations et API permettent d’éviter les doubles encodages et de conserver un processus fluide.
Tous les logiciels ne couvrent pas nécessairement l’ensemble de ces fonctionnalités. Certains se concentrent sur une étape spécifique du processus, tandis que d’autres proposent une approche plus complète ou permettent de sélectionner les fonctionnalités selon les besoins.
Le choix dépend donc avant tout des processus que vous souhaitez automatiser et des outils déjà en place dans votre organisation.
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L’automatisation apporte particulièrement de la valeur sur les étapes qui nécessitent encore des interventions manuelles : relances, encodage, contrôles, transfert de données ou suivi des documents manquants.
CheckHub permet de réunir dans un même workflow la collecte de documents et de données, l’extraction d’informations, les contrôles automatiques, la vérification d’identité et la détection de la fraude, la signature électronique et les intégrations avec les outils existants.
L’objectif n’est donc pas uniquement de dématérialiser les documents, mais de simplifier l’ensemble du processus qui les entoure.
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