Comment City One a automatisé le renouvellement des documents administratifs grâce à CheckHub

Présentation du client

City One est un groupe français indépendant, leader dans les métiers de l’accueil et des services.

L’entreprise intervient dans de nombreux secteurs : accueil en entreprise, en événementiel, pour les lieux culturels, les points de vente, ainsi qu’accueil et services aux passagers dans l’aéroportuaire ou le ferroviaire.

Le défi

Avant l’utilisation de CheckHub, la collecte et le suivi des documents administratifs reposaient principalement sur des processus manuels.

Lors de sessions de recrutement, les équipes récupéraient les documents papier des nouveaux agents.

Lorsqu’un document était manquant ou expiré, les équipes devaient effectuer des relances par e-mail afin de compléter les dossiers.

Ce fonctionnement présentait plusieurs difficultés :

• Un suivi administratif chronophage
• De nombreuses relances manuelles
• Une gestion complexe des documents expirés ou à renouveler
• Des exports Excel réguliers pour identifier les collaborateurs concernés

Chaque mois, les équipes devaient notamment identifier les agents dont les documents arrivaient à échéance, puis lancer manuellement les demandes de mise à jour.

Le même travail devait être réalisé pour les casiers judiciaires, qui devaient être renouvelés chaque année à la date anniversaire de l’embauche.

Un processus chronophage, difficile à suivre à grande échelle et mobilisant un temps important pour les équipes.

La solution CheckHub

CheckHub a été mis en place chez City One dans le cadre des Jeux Olympiques de Paris 2024.

Dans ce contexte de forte activité, l’entreprise devait collecter et centraliser des documents spécifiques pour plus de 3 000 agents en quelques semaines.

Face à ce volume exceptionnel et à des délais très courts, CheckHub a permis de simplifier et d’accélérer la collecte documentaire.

Les équipes utilisent aujourd’hui la plateforme pour automatiser les demandes de documents, les relances et le suivi des renouvellements, notamment pour les extraits de casier judiciaire, les cartes d’identité et les titres de séjour.

Les agents reçoivent automatiquement les demandes de mise à jour et peuvent transmettre leurs documents en quelques clics.

Les équipes disposent ainsi d’une meilleure visibilité sur l’état d’avancement des documents et peuvent gérer les renouvellements de manière beaucoup plus efficace.

Résultats obtenus

Depuis l’utilisation de CheckHub, City One a observé plusieurs bénéfices :

• Gain de temps important pour les équipes, avec une productivité passée de 30 % à 70 %
• Automatisation du suivi et du renouvellement des documents
• Réduction de plus de 95 % du papier utilisé

Au-delà du gain opérationnel, CheckHub permet également à City One de renforcer la sécurité et la conformité de certains services sensibles, notamment ceux nécessitant un contrôle régulier des documents officiels.