Automatisation de la manipulation de documents dans le secteur de l'intérim

Le client est l’une des plus grandes sociétés de travail temporaire en Europe. La société, dans sa filiale belge, traite environ 1 million de documents par an. Les documents concernés comprennent : les cartes d’identité, les curriculum vitae, les diplômes, les permis de conduire, entre autres. CheckHub automatise désormais avec succès le processus de collecte et de validation de ces documents auprès des candidats. Les économies de temps dans le service administratif (30 ETP) de cette entreprise sont estimées à 60 %. Cela équivaut à une économie de coûts moyenne de 900 000 € par an.

Défis :
L’organisation était confrontée à une multitude de tâches manuelles. Parmi les exemples figurent la demande, la validation et le traitement des documents des candidats (potentiels). Des tâches intensives ouvertes aux erreurs humaines, que ce soit du côté de l’organisation ou du côté du candidat. À long terme, cette organisation souffrait de son propre succès. Avec une base de données croissante d’offres d’emploi et de candidats potentiels, la paperasserie et les efforts nécessaires augmentaient également.

Solution :
Le client a compris qu’une transformation numérique était absolument nécessaire. La numérisation et l’automatisation de tous les processus liés à la gestion et au traitement des documents pour en tirer profit. Ce client a choisi d’automatiser ces tâches grâce à une intégration complète via le service de messagerie SQS. L’intégration dans leur interface de gestion des documents a entraîné l’automatisation des tâches suivantes :

– Un portail personnalisé pour les candidats, accessible depuis tous les appareils.
– Envoi de rappels par SMS et par e-mail aux candidats.
– Pas d’application à télécharger, pas de connexion, pas de mot de passe. Un lien magique facile et sécurisé pour les candidats.
– Validation automatisée des documents.
– Restrictions automatisées sur le type de MIME lors du téléchargement.
– Conversion automatisée à partir de différents types de MIME en documents PDF.
– Fusion des documents recto et verso en un seul fichier.
– Renommage des documents selon une nomenclature interne.
– Tous les documents sont renvoyés en temps réel aux serveurs de notre client.
– Intégration complète de CheckHub dans leur interface frontale.

Résultats :
Avec CheckHub facilitant la solution pour automatiser complètement le traitement des documents, cela a conduit aux résultats suivants :

– Temps d’intégration : 1,5 mois.
– L’intégration a entraîné une réduction du temps passé sur les tâches administratives de 60 %.
– Le temps total passé sur les tâches administratives avant la mise en œuvre de la technologie CheckHub était estimé à l’équivalent de 18 ETP.
– Le coût moyen d’un ETP identifié est de 50 000 €.
– Les économies de coûts s’élèvent à 900 000 € par an.