Retour à la liste

Cas concret

90%+ des contrats signés avant la rentrée des PG au CHU Brugmann

Présentation du client

Le CHU Brugmann est un établissement hospitalier situé à Bruxelles, réparti sur trois sites : Victor Horta, Paul Brien et Reine Astrid.

Aujourd’hui, CheckHub est principalement utilisé pour les PG (post-graduates), c’est-à-dire les médecins spécialistes en formation. Chaque année en octobre, l’hôpital accueille entre 130 et 140 nouveaux PG, ce qui représente un volume important à gérer pour les équipes RH.

Le défi

Avant l’implémentation de CheckHub, la gestion des documents RH reposait sur des processus principalement manuels :

  • Collecte et échanges de documents par email
  • Relances effectuées manuellement par les équipes RH
  • Signature des contrats sur papier, lors de rendez-vous en présentiel à l’hôpital
  • Suivi des dossiers via des fichiers Excel

Les PG devaient se déplacer à l’hôpital pour signer leurs contrats, ce qui rendait le processus plus long et contraignant.

Ce fonctionnement posait plusieurs défis :

  • Une charge de travail très importante, notamment lors du pic d’octobre
  • Des difficultés organisationnelles le jour de la rentrée (certains PG n’avaient pas encore signé leur contrat)
  • Des contraintes liées aux horaires de bureau des équipes RH
  • Des déplacements obligatoires, parfois difficiles à organiser

La solution CheckHub

CheckHub a été mis en place afin de digitaliser la collecte de documents et la signature des contrats pour les PG.

Les documents sont désormais envoyés et signés de manière digitale, permettant aux collaborateurs de compléter leur dossier à distance, sans contrainte de déplacement.

Les équipes RH disposent d’une meilleure visibilité sur l’avancement des dossiers et peuvent suivre les signatures en temps réel.

Résultats obtenus

Depuis l’utilisation de CheckHub, le CHU Brugmann a observé des améliorations significatives :

  • Passage de 60% à plus de 90% de contrats signés avant l’entrée en service
  • Gain de temps pour les équipes RH, notamment lors du pic d’octobre
  • Processus simplifiés (possibilité de compléter et signer les documents à distance, en dehors des horaires de bureau)
  • Meilleure visibilité sur l’avancement des dossiers

Dans la continuité de ces résultats, le CHU Brugmann envisage désormais d’étendre l’utilisation de CheckHub à l’onboarding des médecins, ainsi qu’à d’autres profils au sein de l’hôpital.