Cas concret
Comment la ville de Courtrai a gagné plus de 15 minutes par dossier grâce à CheckHub
Un projet pilote mené avec CEVI pour digitaliser la collecte de documents dans le module Vreemdelingen
Présentation du client
La ville de Courtrai (Kortrijk) est une commune belge située en Flandre-Occidentale.
Au sein de son service population, les équipes gèrent notamment les dossiers liés aux ressortissants étrangers via le module Vreemdelingen, qui implique la collecte et la validation de nombreux documents administratifs.
Le défi
Avant l’intégration de CheckHub, les équipes faisaient face à une forte pression aux guichets.
Les citoyens devaient souvent se déplacer plusieurs fois pour compléter leur dossier, ce qui entraînait des délais de traitement plus longs et une charge de travail importante pour les agents.
Les processus reposaient en grande partie sur du papier, avec un besoin croissant de digitalisation et d’optimisation des processus.
La solution CheckHub
Dans le cadre du partenariat entre CEVI et CheckHub, un projet pilote a été mis en place dans le module Vreemdelingen pour la ville de Courtrai.
Cette intégration permet de demander numériquement les documents manquants. Le citoyen reçoit un lien unique par e-mail et peut transmettre ses documents sans inscription, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
La solution automatise plusieurs étapes du processus :
- Envoi de rappels automatiques
- Validation des documents et contrôle de leur conformité
- Centralisation et ajout direct des documents dans le dossier
Les agents et les citoyens peuvent ainsi suivre l’avancement des dossiers de manière plus simple, avec un processus plus clair et structuré.
Résultats obtenus
Le projet pilote mené à la ville de Courtrai a permis :
- Un gain de temps de 15 à 20 minutes par dossier
- Une réduction du papier
- Des délais de traitement plus courts
Ces améliorations ont permis de réduire la charge administrative, d’améliorer l’efficacité du traitement des dossiers et de renforcer la satisfaction des citoyens.